自治体/防災イベント（B to C）の事務局運営

この記事では、エス・ブイ・シーグループで担当した事務局業務についてご紹介します。
イベントの内容は一般客向けの防災イベントで、エス・ブイ・シーグループはそのイベントに出展する出展団体とのやり取りを担当いたしました。 これまでの事務局業務で得られた多くの経験やノウハウを活かし、当日をベストな状態で迎えられるようなコミュニケーションを取るよう努めました。

イベント概要

クライアントの課題・実施目的

出展希望団体からの申込の取りまとめやブースサイズ・出展内容の調整など事前から当日までの細かなケアが必要な中で、そこにかけられるマンパワーが足りなかった。

SVCに発注した理由

プライバシーマークを持っており、事務局の実績も多数あるため

SVCとしてこだわったポイント

・出展者との調整事項が多いので、丁寧なコミュニケーションを心掛け、出展者との間での齟齬を無くすとともに、できる限り出展者の負担を減らせるように工夫した。
・出展者への確認や調整で後続の制作作業に影響が出ないよう、各種確認等の指示を頂く前に、事務局側から主催者へ想定される確認業務の提示やスケジュールの提案を行い、スムーズな事務局運営を実現した。