社内イベントを企画・準備するには？

社内イベントを開催するメリット

社内コミュニケーションの活性化

社内イベントは普段の業務では交流が少ない部署や他拠点のメンバーともコミュニケーションがとれる絶好の機会です。組織の垣根を越えた繋がりが生まれて、今後の業務に活かされることも期待できるでしょう。また、同じ部署内でも、普段の業務では気づかない隠れた一面や才能が発見できるかもしれません。

社内のナレッジ共有

表彰式やプレゼン大会といった社内イベントは、どうやって好成績を残したのか、どのような企画案が考えられるのかといったナレッジ共有の場になります。その他のレクリエーション系のイベントでも、普段とは違うメンバーとの会話から新たな発想が得られるかもしれません。

企業理念や経営方針の浸透

経営層から直接話を聞く機会を設けることで、社員の意識改革にも繋がります。経営陣の思いを知り、会社や仕事に対する自身の思いを新たにしてもらうよい機会です。そのためには、経営陣の思いを参加者に理解してもらえるような企画を考えることも重要なポイントになります。

社内イベントの準備

イベントの内容に関わらず、社内イベントの準備として必要になる項目を抜粋してお伝えします。

開催の目的を明確にする

「イベント終了後に参加者がどのような気持ちを持っている状態がゴールか」をイメージし、定めておくことが重要です。企画時の判断基準となり、その後の内容決定に役立ちます。

イベント内容の企画

イベント開催の目的が決まったら、それをもとに参加者、イベントの内容を考えていきます。特に、様々な役職や年代の社員が集まるイベントの場合は、内容が偏らないように配慮することが求められます。

会場の予約

イベント内容がある程度決まったら、早めに会場の予約をしましょう。会場の大きさや時期によっては1年以上前から予約が埋まっている場合もあります。オンライン配信の場合も、内容によっては配信会場が必要になるため、配信環境を整備できる会場を探すことになります。

会場の下見、会場との打ち合わせ

会場の大きさや天井の高さ、会場までの細かいアクセス方法など、実際に行ってみないとわからないことも多くあるため、下見は必ずしておきましょう。事前に会場と打ち合わせを行い、飲食や火気器具使用の可否などのルールを確認しておく必要もあります。 初めて使う会場や調べてもイメージがわかない場合は、予約前に会場を見学すると安心です。

参加者への広報

日程や大まかな内容が決定したら、早めに参加者に広報します。イベントの趣旨を伝える、広報の仕方を工夫するなど、参加意欲を高める工夫があるとよいでしょう。

当日の運営計画の立案

イベント当日は大まかに、会場の設営から始まり、本番、撤収作業と進んでいきます。（前日から設営をするケースもあります。）本番中の動きや役割分担はもちろん、その前後も含めた計画を立てる必要があります。また、参加者の受付や誘導、音響や照明、司会者など、当日必要となる人員の数を確認しておきましょう。

運営スタッフ、技術スタッフ、司会者などの人員手配

運営計画を立てて当日必要な人員数がわかったら、社内で対応が可能かどうか検討します。人数や技術的に社内での対応が難しく、外注する場合は、あらかじめ打ち合わせをして認識を合わせ、当日に備えます。特に、音響や照明、映像などの演出は、プロに依頼するのがおすすめです。小規模のイベントなど、演出も社内で対応する場合は、機器を手配し、リハーサルをしておきましょう。

プログラム、タイムスケジュールの作成

参加者に広報するイベントのプログラムだけでなく、運営側の動きを含めたタイムスケジュールを作成しましょう。運営メンバーに事前共有し、各自がいつ何を行うのか理解しておくと、スムーズに運営できます。

食事や休憩時のケータリングの手配

イベントが長時間に及ぶ場合、食事や休憩の時間が必要になります。休憩時には飲み物やお菓子などの用意があると参加者もリフレッシュしやすく、その後のプログラムに集中して臨んでもらいやすくなります。

必要な備品の準備

当日の運営に必要な備品を一覧にまとめることをおすすめします。例えば、受付で出欠確認に使うペンや会場に設置するゴミ袋、感染症対策のための消毒液など、場所や場面ごとに細かな備品が必要になってきます。当日不足があって焦ることのないように、イベント当日の動きをイメージしながら備品を準備しましょう。

目的別おすすめの社内イベント

社内コミュニケーションの活発化を狙う場合

懇親会/運動会/バーベキュー/室内レクリエーション（クイズや謎解きなど）

社内のナレッジ共有をしたい場合

プレゼン大会/表彰式/セミナー（外部講師を呼ぶ、社内で講師を依頼するなど）

企業理念や経営方針を浸透させたい場合

社員総会/周年パーティー

オンラインで社内イベントをするには

オンラインで社内イベントを行う場合は、コミュニケーション方法に工夫が必要です。参加者がただ配信画面を見ているだけにならないよう、配信ツールに備わっているコメント機能やリアクション機能、投票機能などを活用しましょう。配信ツールごとに強みとしている機能も異なるので、比較してみることをおすすめします。

まとめ

社内イベントの企画では、イベント開催の目的として「イベント終了後に参加者がどのような気持ちを持っている状態がゴールか」をイメージすることが重要です。事前の準備工程が多く感じるかもしれませんが、準備をしっかり行うことが、イベント成功のカギを握っています。 また、SVCでは配信ツールを利用したオンラインイベントやリアルイベントのご相談も承ります。お気軽にお問い合わせください。