初心者必見！展示会出展に向けての準備を解説

展示会出展を検討しているけれど、いったい何から手をつけたらいいの？
そんな疑問をお持ちの方に、出展に向けて何を考えて、どのように準備を進めていけばいいのかをわかりやすく解説します。

展示会とは？

展示会とは、出展者が自社製品やサービスを展示・紹介し、新規顧客を開拓することを目的としたイベントです。
展示会にはそれぞれテーマが設けられており、そのテーマに沿った商品やサービスを求める人が来場します。展示会へ出展する一番のメリットは、一度に多くの人々に向けて、製品・サービスの訴求を行うことができる点です。
自社ブースでのプレゼンテーションや、会場で開催されているセミナーに登壇することでプロダクトの紹介をすることはもちろんのこと、オフライン展示会の一番の醍醐味は、対面での商談やコミュニケーションを通じたリード獲得となります。
より多くのリードを獲得するためには、自社ブース足を止めてくれる人を増やす工夫をすることが大切です。

出展準備の流れ

出展の目的とゴールを設定する

まず「新製品のPR」「既存サービスの認知領域拡大」「既存顧客との関係性強化」など、展示会に出展する目的を明確にする必要があります。これが定まらない状態で準備を進めてしまうと、思っていたようにリードが獲得できず展示会への出展自体が失敗に終わってしまうこともあります。この後に紹介する全ての工程に関わってくることなので、最初の段階で必ず目的やゴールを整理するようにしましょう。

展示会を選定する

「出展の目的」を踏まえて出展する展示会を選定していきます。
例えば、IT系の展示会と言っても、製造業やバックオフィス系など特定の分野への訴求に特化したのもから、最新技術のお披露目をテーマとした展示会など、様々な展示会が存在します。
また、最初は関係ないと思っていた展示会でも、目的を整理していく中で意外とマッチするものがでてくる可能性もあるので、安易に展示会の名前だけで選ぶことはせず、各展示会の趣旨や来場者層を見極め、自社が出会いたい方々と最も出会うことができる展示会を選定するようにしましょう。

ブースの装飾を考える

出展する展示会が決定したら、自社ブースをどのように装飾していくか検討しましょう。
ここでもポイントになってくるのが「目的とゴール」になります。
例として、

目的：新製品のPR
ゴール：新製品を多くの人に知ってもらい導入検討してもらう

このような内容で設定をしているのであれば、

・新製品のデモ機をブースの一番目立つところに設置
・その隣にモニターを置いて、製品PR動画を流す
・新製品名を知ってもらうため、看板に新製品名を入れる

など、「目的とゴール」を元にブース構成やゾーニングを決めていくことで、一貫性のある集客しやすいブースになります。
また、ブースの見た目もただ単純に派手にするのではなく、カラーリングをコーポレートカラーに合わせたり、社名看板やサインの出し方を工夫したりすることで、展示内容とリンクしたオリジナリティの高いブースをつくることができます。アイディア次第で多くの来場者が足を止めたくなるブースになっていくので、ぜひ楽しみながらプランを考えてみて下さい。

ブースコンテンツについて考える

多くの展示会では、会期中は自社ブースで製品やサービスの説明を行う以外にも、プレゼンテーションの実施やノベルティー配布をすることが可能です。また、BtoCの展示会においては、来場者を楽しませるようなクイズコーナーやフォトスポットを用意するなどの工夫もブースコンテンツと呼べるでしょう。
ブースコンテンツを考える際は、ブースを訪れてくれた人に「何を感じ取ってもらいたいか」を考えながら、アイディアを出していきましょう。
また、コンテンツ自体が集客のフックにもなるので、他社とは一線を画すコンテンツを実施して集客力アップを目指しましょう。

当日運営について考える

ブースコンテンツの内容によっては、運営スタッフやMCが必要になることがあります。
そのため、スタッフ人数の精査や、プレゼンテーションのタイムスケジュールを事前に決めておくことが必要です。当日の運営スタッフが足りていない場合、せっかくブースに足を運んでくれた人を待たせてしまったり、十分に製品・サービス紹介ができずリード獲得の機会を逃してしまったりといったこともあるので、必要に応じて専門の外部スタッフを手配することも検討しましょう。

まとめ

ここまで、展示会出展に向けての準備について説明をしてきましたが、「ちょっと難しそうだな…」と感じた方もいるかと思います。
エス・ブイ・シーグループは展示会のブース提案をはじめとするイベントの企画、制作から当日の運営までをワンストップで行います。本記事で紹介した、出展目的の設定から当日の運営まで、皆様の初めての展示会出展に伴走し、サポートをさせていただきますのでお気軽にご相談ください。
エス・ブイ・シーグループはイベントを通じて感動を創造していきます！