社内イベントを社員だけで無理にやっていませんか？社内イベントは外注もアリ！

社内イベント外注のメリット

「やることが多い！手が回らない！」を解決できる

社内イベントを行うにあたり、まず社員を困らせるのは「やることの多さ」です。会場選びと予約、使用する備品の決定、コンテンツ選び、司会の依頼、景品選び…。通常の業務も行いつつ、これらのことも並行して行うとなると、場合によっては残業が必要となってしまうということもあるのではないでしょうか。
（参考：なぜイベント会社を使うのか？　イベント会社が行っている事）

一方、社内イベントを外注すると、面倒な準備作業はほとんどイベント会社にお任せすることができ、社内ではいつも通り通常の業務に専念することができます。 ただ、どこまでお願いできるのかは外注するイベント会社にもよるので、その点は発注する前に必ず確認するようにしましょう。 エス・ブイ・シーグループであれば「イベント丸投げOK！」を謳っており、こういった大変な準備から解放させていただくことが可能です！

プロのクオリティで社内イベントを実施できる

当然のことですが、イベント会社はイベントのプロです。同じ時間をかけたとしても、社員だけで制作したイベントと、イベント会社が制作したイベントではクオリティが全く異なることでしょう。 イベント会社には、イベントのノウハウや経験、そしてイベント業界のパートナーとのつながりがあります。これらを活かして、最高のイベントを納品してくれるはずです。

自分たちでは思いつかないコンテンツ案が出てくる

この点は外注先のイベント会社にもよるかもしれませんが、イベント会社によっては、経験を活かしたユニークで親和性の高いコンテンツを提案してくれることもあります。イベントになじみがない方だとどうしてもコンテンツの引き出しが少なくなってしまいますが、イベントのプロであれば自分たちの納品実績を基にコンテンツを考えたり、他社の事例を参考に新たなコンテンツを提案したりすることも可能でしょう。 エス・ブイ・シーグループは、設立約20年の経験を活かして、様々な実績や経験から最適なコンテンツを提供いたします！御用聞きではなく、従業員の心を動かすことにコミットし、最高のイベントを納品するためにさまざまな提案をさせていただきます！

社内イベント外注のデメリット

費用がかかる

社内イベントを外注するには、費用がかかります。また、社内イベントにかける費用というのはどうしても削減の対象にされやすく、あまり費用をかけるイメージを持っていない方も多いのではないでしょうか。 しかし、考え方を変えてみると、外注して一時的に費用はかかるものの、外注したことによって捻出できた時間で新たに営業活動をすればむしろプラスになる可能性もあります。さらに社内イベントを高いクオリティで実施したことによって社員のモチベーションが向上し、その後の大きな利益につながることもあるでしょう。 このように、「費用が掛かるから外注しない」と判断するのではなく、総合的に考えてみることがオススメです。

外注先とコミュニケーションを取る必要がある

外注するということは、もちろんその外注先とコミュニケーションを取る必要が発生します。その分の時間と手間はどうしても避けられないのですが、おそらく自社の社員がイベントの準備を行うことに比べれば少ない時間で済むのではないでしょうか。

直前での変更などに対応できない可能性がある

イベントを実施するにあたっての理想は、すべての物事が決定していて、「あとは決まった通り準備するだけ」という状態ですが、こういったケースはそうそうありません。 直前で参加人数が変化したり、司会者が代わったり、台本が変わったり、なんとコンテンツが変わったり…。こういった予期しない変更事項に対して、多くのイベント会社は基本的にはクオリティを保ったまま対応することを前提とするので、状況によっては「難しい」という一次回答になることも考えられなくはないでしょう。 しかしこの点に関しては、自分たちの実現したいことを正しく伝え、折衷案や代替案などで対応可能となることの方が多いと考えられます。

外注するとしても、無理に毎年（毎回）外注を継続する必要はない

ここまで外注することのメリットとデメリットをお伝えしましたが、それぞれの会社で状況は異なるので、「絶対に外注した方が良い」「絶対に外注はやめた方がいい」とは一概には言い切れません。 しかし、もし少しでもイベントの外注に興味が出たのであれば、例えば試しに一度だけ外注してみることもオススメです。 自社の社員を準備要員として投入して、余裕がない中でイベントをなんとか開催するよりも、たとえ3年や5年に一度であっても、「ここぞ」というタイミングで最高にクオリティの高いイベントを行ったほうが、社員の士気が高まることもあるかもしれません。例えば、新サービスをローンチするときや、周年の時期などが、特に社員の士気を高めやすい「ここぞ」というポイントになり得るでしょう。 「どうせやるなら費用対効果を最大限に引き出せるプロにお願いする」という選択肢は、ぜひ持っておきたいところです。

社内イベントを外注した企業の方の感想

50周年記念祝賀会の制作を依頼しました。 初めは社内で準備をする予定で会場の手配まで進めていたのですが、前回の周年イベントを担当していた者が社内におらず、祝賀会の内容をどうしたら良いか悩んでいました。さらに祝賀会の様子を映像で残したいという話が社内で上がり、どこに相談したら良いものか…と検索して、イベント会社に連絡してみたのがきっかけでした。
初回の打ち合わせで何となくのイメージをお伝えしたところ、コンテンツ案や司会者、映像制作、写真や動画の記録など全てまとめて提案してもらえました。予算に合わせて様々な組み合わせを検討することもでき、自分たちだけでは考えつかない企画や留意点も知ることができてとても助かりました。
準備期間中も、こちらで決めなくてはいけないことなどを順番に期限を切って連絡してもらうことで漏れなく進めることができたと思っています。
また、会場との打ち合わせに同席してもらったり、依頼している部分以外のことでもちょっとした相談に乗ってもらったりと、実施に向けて分からないことを色々と相談できたのも非常にありがたかったです。 本番では挨拶が長引くなどなかなか予定通りに進まない場面もあったものの、その都度臨機応変に対応してもらうことができました。やってみると様々な参加者へのご挨拶など本番中は想像以上に自分が動けなかったので、本当にお任せして良かったと思っています。おかげさまで社長や役員からも良いイベントだったと評価してもらうことができました。
（防災工事業／30代男性）

まとめ

この記事では、社内イベントを外注するメリットとデメリットを踏まえた上で、「ここぞ」というポイントで一度外注も検討してみることがオススメであるということと、実際に社内イベントを外注された企業の方の感想をご紹介いたしました。
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