人事担当者必見　内定式の準備方法を丁寧に解説します

この記事では、内定式開催までの準備工程を、順を追って解説しています。初めて内定式の準備を担当する方や、今までなんとなく準備をしてきたけれど、これであっているのか不安だという方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

社内定式開催までのステップ

①日程・会場を抑える

会場は1年前から予約できることが多く、駅からのアクセスのよさや広さなどの条件がよい会場は早くから埋まってしまいます。特に10月1日は内定式を開催する企業が多いので、早めの予約をおすすめします。遠方から来る内定者が多い場合は、主要な駅や空港などからのアクセスも考慮できると参加者の負担を減らすことができます。

②開催までのスケジュールを作成する

本番日から逆算し、いつまでに何をすればよいのか、スケジュールを作成します。外部への発注が必要になるものは、余裕をもったスケジュールを設定するようにしましょう。

③内定者へのアナウンスを行う

内定者に日程や場所のアナウンスを行います。授業などの予定が入っている内定者もいるため、早めに広報をし、調整してもらうようにします。連絡がなかなかこないと、内定者も不安になり、会社への信頼度も落ちてしまいますので、内定後なるべく早く連絡するようにしましょう。

④テーマやコンセプトを決める

毎年実施している内定式でも、その年ごとにテーマを決めてみるのはいかがでしょうか。企画に迷った時の指針になるだけでなく、同じ企画でも違う見せ方や表現ができるようになるはずです。内定式のマンネリ化に悩んでいる場合は、テーマを設定してみることをおすすめします。テーマといっても、凝ったワードを考える必要はなく、参加した内定者にどのような感想をもらいたいのかを考えれば十分です。

＜テーマの例＞

• 内定者に会社を好きになってもらう式
• 内定者と先輩社員の交流を深めてもらう式
• 内定者が緊張せずに楽しめる式
• 社会人としての一歩を踏み出すことを予感させる式

⑤企画・コンテンツを検討する

決定したテーマをもとに、企画を考えます。内定証書の授与、内定者挨拶、会社代表挨拶といった定番のプログラムのみでもよいですが、テーマに合わせた企画を加えると、形骸化やマンネリ化の解消に繋がります。テーマや企画が思いつかない場合は、イベント会社に相談してみるのも良いでしょう。（ 内定者の不安を解消できる内定式企画のポイント(sv-c.jp)）

⑥プログラム・タイムスケジュールを作成する

企画が決まったら、順番と時間配分を考えてプログラムとタイムスケジュールを作りましょう。タイムスケジュールは設営（準備）と撤収の時間も含めて作成し、当日の予定が一目でわかるように準備します。所要時間の読みが甘いと当日バタついてしまうので、余裕を持ったスケジュールを立てることが重要です。

⑦会場のロケハン・レイアウトを作成する

よほど使い慣れた会場でない限り、事前のロケハンは必ず行いましょう。会場で借りられる備品を活用できれば搬入や搬出の手間を最低限に抑えることができるので、事前に備品の種類や数量を確認しておきます。会場の大きさに合わせたレイアウトの作成も必要になりますので、会場から図面をもらうようにしましょう。

⑧進行台本を作成する

プログラムをもとに、当日使用する台本を作成します。時間軸に合わせて、司会のセリフや登壇者の動きが分かるようにつくりましょう。実際の場面を想像しながらの作業になるので、初めての場合は難しいかもしれません。音響や照明を入れた演出をイベント会社に依頼する場合は、演出も含めた進行台本を制作してもらえることもあります。

⑨内定証書など内定者に渡すものを準備する

内定証書や記念品など、内定者に渡すものを準備します。記念品を渡すのであれば、入社後も使える筆記用具や、式のテーマに合わせたものを選ぶとよいでしょう。

⑩当日の運営担当を決める

運営メンバー内で当日の役割を決めておきます。内定者の受付、介添え、マイクの受け渡しなど、様々な役割が必要になります。事前に役割を決めて、それぞれが自分の動きを把握した上で当日に臨むようにしましょう。

⑪会場に持ち込む備品を準備する

会場に持ち込む備品をリストアップし、持ち込みやすいようにまとめます。必要になる備品はプログラムによって異なりますが、一般的なものについてはこちらのコラムでまとめていますので、参考にしてみてください。（これで完璧！社内イベントの準備物 (sv-c.jp)）

⑫リハーサルを行う

リハーサルでは司会者や登壇者の動きの確認、演出を入れている場合は映像や音響、照明などのタイミングの確認を行います。リハーサルを行うと想定しきれていなかった部分に気づくことができ、改善点が見つかるはずです。ぶっつけ本番ではなく、必ずリハーサルの時間を確保しましょう。

イベント会社に発注すると

ここまで、内定式の準備について順番に書いてきました。必ずしも全てのステップが必要になるわけではありませんが、やることが多いと感じた方もいるのではないでしょうか。そこでご提案したいのが、イベント会社への発注です。イベント会社に発注すると以下のようなメリットが期待できるでしょう。

準備にかける時間が減り、重要度の高い業務に集中できる

他の業務と並行して内定式の準備を進める担当者が多いと思います。細かい確認や、外部との連携も必要になるので、思うようなスケジュールで進められずに本番ギリギリになって焦ってしまうケースも少なくありません。イベント会社に依頼すれば、企画や細かい調整をお願いできるので、内定者のフォローなど、重要度の高い業務に集中できます。

プロが考える企画で例年とひと味違う内定式にできる

毎年同じ内容で行っていてマンネリ化を感じている、内定者にもっと会社のことを知ってもらい内定辞退を防ぎたい、などの悩みがある場合は、イベント会社に企画から依頼してしまうことをおすすめします。どのような内定式にしたいのか、参加人数、予算などを伝えれば、イメージを形にして提案してもらうこともできます。

まとめ

内定式を成功させるには、事前の準備が大切です。本番日から逆算し、余裕を持ったスケジュールを立てるようにしましょう。内定辞退に悩んでいるのであれば、イベント会社に依頼してワンランク上の内定式を目指すこともおすすめです。
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