「社員総会」を外注するといくらかかる？イベント企画・制作会社へ依頼するメリット・デメリット

イベント企画・制作会社へ依頼するメリット

社内の人材コスト・業務時間削減

社員総会を自社で開催する場合、準備には非常に多くの時間と労力がかかります。日程の調整、会場手配、プログラム作成、参加者名簿の作成、機材手配など、イベント成功のためにやるべきタスクは数多くあります。これにより、担当者の通常業務が圧迫されることもしばしばあります。 イベント企画・制作会社に外注することで、こうした業務を一括して任せることができ、社内の業務負担が大幅に軽減されます。担当者は本業に集中でき、社員総会の準備にかける時間を削減できることが大きなメリットです。

会場手配から企画〜運営まで一貫してお任せできる

自社で開催する場合、特に会場手配やプログラムの作成、当日の進行管理など、複雑な作業が多く発生します。また、複数の業者に見積もりを依頼しなければならないため、コスト管理が難しくなることもあるでしょう。 イベント企画・制作会社に依頼することで、これらの作業を一貫してプロに任せることができ、全体の管理がスムーズになります。特に急なトラブルにも迅速に対応できるため、安心してイベントを任せることができます。

プロならではの企画・演出が期待できる

イベント企画・制作会社には、豊富な経験と専門知識があり、スムーズな進行と高品質なサービスを提供できます。特に社員総会のような重要なイベントでは、プロによる細やかな演出やサプライズ要素を盛り込んだ進行が期待できます。社員にとって記憶に残る総会にすることができるでしょう。

イベント企画・制作会社へ依頼するデメリット

自社にノウハウが蓄積されない

イベントの運営を全て外注することで、社内にイベント運営のノウハウが蓄積されにくくなります。長期的に見て、毎年の社員総会を自社で開催する力を育てることを考えると、これはデメリットとなるでしょう。

コストがかかる

当然ながら、外注にはコストがかかります。特に規模が大きくなると費用も増大します。そのため、外注を検討する際には、予算とのバランスをよく考える必要があります。

企画から運営まで外注する場合の費用例

では、実際にプロに依頼した場合、どのような費用がかかるのでしょうか？ 以下に、一般的な費用項目を紹介します。

一般的な費用項目

【会場費】設営日と本番日の会場レンタル費や備品貸出費用
【企画・制作・進行管理費】イベントの全体的な企画、演出、当日の進行管理にかかる費用
【運営・人件費】司会者、運営スタッフ、音響・照明・機材など技術者の費用
【機材費（映像・音響・機材）】音響や映像機器のレンタル、設置・管理費用
【コンテンツ費用】オープニングムービー、記念品、ケータリング等の追加コンテンツ費用

予算の目安

社員総会の費用は、参加人数や会場、演出の規模によって大きく異なります。ここでは、いくつかの具体例を挙げて、予算の目安を紹介します。

【100名規模の場合】
例えば、地方都市の中規模ホテルを会場に選び、懇親会を含めたシンプルな社員総会を開催した場合、費用は300万円前後となります。会場費や音響設備、スタッフの人件費が主なコストです。 この規模の場合、オープニングムービーや豪華な装飾などは控えめにし、コストを抑えることが可能です。

【500名規模の場合】
例えば、都内の一流ホテルを会場に選び、懇親会や表彰式、映像を使った演出を加えた場合、費用は1,000万円前後が一般的です。 この規模になると、会場の規模や使用する機材の量が増えるため、コストが一気に跳ね上がります。また、企業のブランドやメッセージ性を強く打ち出した内容になることが多いため、プロによる演出や進行が重要となります。

【1,000名規模の場合】
例えば、特設ステージや映像演出を伴う大規模な社員総会を、大規模コンベンションセンターで開催した場合、費用は2,000万円以上になることが一般的です。音響や照明、映像のクオリティを高めたり、有名な司会者やアーティストを招くケースも多いため、演出やコンテンツに大きなコストがかかります。 この規模の場合、まるで企業の周年イベントや新商品発表会のような、記念すべき一大イベントとして扱われることが多くなります。

コスト削減のポイント

社員総会のコストを削減するためには、事前の計画が重要です。 ここでは、具体的なコスト削減の方法をいくつか紹介します。

・明確な予算設定と優先順位を決める
まずは、イベント全体にかかる予算を明確に設定し、その中で何に最もコストをかけるべきか、優先順位を決めることが大切です。たとえば、「演出にこだわりたい」「懇親会はシンプルに」といったように、各要素の重要度を事前に決めることで、不要な出費を抑えることができます。

・会場の選定を工夫する
会場費は社員総会のコストの大部分を占めるため、場所選びが非常に重要です。都心の高級ホテルや大規模な会場は便利ですが、郊外の会場や企業の自社施設を活用すれば、大幅にコストを削減できます。また、平日の昼間やオフシーズンの開催を選ぶことで、会場費を割引価格で提供してもらえることがあります。

・コンテンツをシンプルにする
オープニングムービーや豪華な演出は総会を盛り上げるために有効ですが、それに伴う制作費や技術費用が高額になることがあります。必要最低限の演出に留めるか、既存の社内リソースを活用してシンプルなコンテンツを作成することで、コストを抑えることができます。例えば、社内の社員が撮影・編集した動画を使用することで、外部制作費用を節約することが可能です。

・機材やサービスをまとめて発注する
映像・音響機材やスタッフの手配をバラバラに行うと、各社で個別に料金が発生するため、結果的に高額になることがあります。一つのイベント会社にまとめて発注することで、パッケージ料金や一括割引を適用してもらえる可能性があります。

・スタッフの活用
外部の進行役や司会者を雇うのではなく、社内のスタッフや社員を活用するのも一つの方法です。特に社内でスピーチやプレゼンが得意な人材を見つけ、司会や進行を担当してもらうことで、コストを抑えながら社内の結束を高めることができます。

依頼先を選ぶコツ（イベント企画・制作会社、会場提供会社、各専門業者など）

社員総会を成功させるためには、依頼するイベント会社の選定が非常に重要です。 ここでは、選び方のコツと注意点を具体的に紹介します。

実績と専門性を確認する

まず、依頼先の会社がこれまでにどのような社員総会や社内イベントを手掛けてきたか、過去の実績を確認することが大切です。社員総会は通常のイベントとは異なり、企業の文化や目的に合わせた企画・運営が求められます。そのため、特に「企業イベント」に強い実績を持つ会社を選ぶことで、総会全体のクオリティが格段に上がるでしょう。

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会社のホームページや提案書だけでなく、過去に開催されたイベントの具体的な事例や動画を確認すると、その会社のスタイルや得意分野が見えてきます。

担当者の対応力をチェックする

イベントを外注する際、担当者とのコミュニケーションは非常に重要です。提案力や対応のスピード、柔軟性を確認するために、打ち合わせや見積もりの段階で担当者の対応をチェックしましょう。特に、依頼内容に対して的確に提案を行えるか、こちらの要望を丁寧にヒアリングしてくれるかがポイントです。

ここをチェック！
初回の打ち合わせで「どこまで具体的な提案ができるか」を確認してみましょう。担当者がこちらの意図を理解し、適切な解決策を提示してくれるかどうかが、総会の成功に大きく関わります。

コストと内容のバランスを見極める

イベント会社の選定でよくある失敗の一つは、安さだけで選んでしまうことです。もちろん、予算内で抑えることは重要ですが、サービスの内容や質がコストに見合っているかをしっかりと見極めることが大切です。特に、安すぎる場合は、必要なサービスが含まれていなかったり、当日の対応が不十分になることもあるので注意が必要です。

ここをチェック！
複数社に見積もりを依頼し、サービス内容を比較することで、自社のニーズに合った適切なコストを把握することができます。また、見積もりの詳細項目を確認し、曖昧な部分がないかをチェックすることも忘れずに。

一貫したサポート体制を確認する

社員総会では、企画から当日の運営、アフターフォローまで一貫したサポートが求められます。イベント会社によっては、会場手配や技術サポートのみを提供するところもありますが、総合的なサポートを提供できる会社を選ぶことで、すべてを安心して任せられるというメリットがあります。特に、急な変更やトラブルへの対応力が高い会社を選ぶと良いでしょう。

ここをチェック！
事前に「当日の急なトラブル対応についてどのような体制を持っているか」を質問してみましょう。対応力のある会社は、しっかりとした予備プランを持っている場合が多いです。

柔軟なプラン提案力を重視する

社員総会の外注には、会社の希望や要望に合わせたカスタマイズが必要です。そのため、固定化されたプランを押し付けるのではなく、柔軟に提案内容を調整できる会社を選ぶことが大切です。特に、予算に応じて適切なプランを提案できるかどうかは重要な判断ポイントです。

ここをチェック！
「最初に出されたプランに対して、どれだけ柔軟に対応できるか」を確認してみましょう。特に予算や会場の変更に応じて、どのように調整できるかを具体的に聞くと、相手の対応力がわかります。

コミュニケーションのしやすさを確認する

外注先とは、計画段階から当日まで多くのやり取りが発生します。そのため、会社の規模や実績だけでなく、日々のコミュニケーションが円滑に進むかも選定の重要なポイントです。特にレスポンスの速さや、こちらの要望に対する適切なフィードバックがあるかどうかは、成功のカギを握る要素となります。

ここをチェック！
メールや電話でのやり取りの迅速さや、担当者の態度、提案内容がどれだけ具体的で信頼性があるかを意識してみましょう。スムーズなコミュニケーションは、計画全体をスピーディに進めるための基盤となります。

以上のコツを押さえて依頼先を選ぶことで、社員総会がスムーズに進み、成功する確率が高まります。また、ここをチェック！を参考に、担当者とのやり取りや見積もり内容の細部に気を配ることで、さらに安心して外注できるでしょう。

まとめ

社員総会を外注するには、プロフェッショナルな運営による効率的な進行や、社内リソースの削減といった大きなメリットがありますが、同時にコストがかかる点も考慮しなければなりません。最適な依頼先を選び、予算に応じたプランを検討することが、成功への鍵です。 エス・ブイ・シーグループはイベントの企画、制作から当日の運営までをワンストップで行います。歓送迎会、社員総会や表彰式といった社内イベント、記念式典、合同企業説明会、eスポーツイベントなど、オンライン・オフラインを問わずどんなイベントでもお任せください。もちろん、一部の企画や制作のみのご相談からでもお受けしております。社内への理念の浸透や社風の構築のためのイベントとして様々な事例からアドバイス・ご提案させていただきます。お客様の目的に合わせた幅広いイベントをご提案しますので、お気軽にご相談ください。エス・ブイ・シーグループはイベントを通じて感動を創造していきます！