お役立ちコラム
企業の周年事業とは？基本の進め方や企画のアイデアをご紹介！
企業や団体などの節目を祝うイベントである「周年事業」。「周年イベント」や「周年記念事業」と呼ばれることもあります。しかし頻繁に開催するイベントではないため、いざ開催するとなっても何から手を着ければよいのか困ってしまう方も多いはず。
この記事では、そもそも周年事業とは何かという点や、リアルイベントの場合の基本的な準備の進め方、最後には周年事業で役立つアイデア集をご紹介いたします。 周年事業を初めて計画する方でも、この記事を読むだけで基本を押さえられるようになりますので、ぜひ最後までお読みください！
周年事業とは、サービスや団体がスタートしてから一定の節目を迎える際、歴史を振り返ったり、成果そのものを祝ったり、それに伴って何かしらのキャンペーンなどを行ったりする行事です。周年事業では、関係者や顧客とのつながりをより強固にする役割もあり、開催目的によっては一般向けのイベントとする場合もあります。「周年事業」以外にも、「周年イベント」や「周年記念事業」として開催される場合もあります。 例えば、企業の設立の周年事業であれば、どこかの会場を貸し切って、パーティなどを行ったり、CSR活動を開始したりすることがポピュラーでしょう。また、スマホゲームの周年イベントであれば、ユーザー向けに通常であれば有料で配布するようなアイテムを無料で配布するなど、一言に「周年事業」と言ってもその形態は様々です。 この記事では最もポピュラーな企業の周年事業である、「リアルイベント」に注目して解説してきます。 例えば、栄誉感を強く出したい場合はアカデミー賞のようなデザインに、社内の和気あいあいとした雰囲気出したいのであればパーティ感の強いデザインにするなど、創り出したい雰囲気に合ったパワーポイントを作ることで、表彰式の雰囲気は誰でも簡単に創り出すことが可能です。
最も大事なポイントは、開催の目的を明確にすることです。「誰に向けてやるのか」「どんなことを訴求するためにやるのか」「いつまでにどうなって欲しいからこのイベントをやるのか」について言語化し、運営陣で共有しておくことで、何かを考えたり検討したりする際の軸になります。特に周年事業として開催するイベントの場合、従業員やその家族を集めて労うことを主な目的にするケースと、お客様や仕入れ業者を集めて感謝を伝えることを主な目的にするケースに大きく分かれますので、予め明確にすることが非常に重要です。 逆にこの点を決めずに進めてしまうと、担当者によってゴールイメージが違ってしまい、出来上がったときに何となくちぐはぐな印象を持たれてしまう可能性もあります。 節目に行うイベントは何度もあるわけではないので、よりよいイベントに仕上げるためにも開催の目的は必ず明確にするようにしましょう。
目的が明確になったら、その目的を果たすためにどんな企画を組み込むかを考えましょう。もちろん、目的を果たすための企画がメインになるかとは思いますが、それ以外にもアイスブレイクを目的とした企画や、総合的な判断からその場で執り行った方がよいと考えられるものを組み込んでみても良いでしょう。 しかし、企画を考えるということは思った以上に大変です。周年事業を考える中でも1番大変な部分だと言っても過言ではありません。そこでおすすめしたいのが、イベント会社への外注です。 例えばエス・ブイ・シーグループであれば「イベント丸投げOK！」を特徴としており、企画の段階から丸投げすることが可能です。もしもイベント会社への外注を検討するのであれば、このステップで検討しましょう。
企画が決まったら、まずはその企画を実行できる会場を探しましょう。会場の空き状況によって開催できる日程も決まってきます。会場の広さはもちろん、細かな制約事項を設けている会場も多いので、会場の公式ホームページなどで確認ができない場合は、かならず電話やメールで確認するようにしましょう。 また、予約する際にはアクセスも確認しておくようにしましょう。特に大きい会場の場合は駅からそれなりに離れた場所に位置する場合も多いので、忘れずに確認しておくようにしましょう。
会場が決まったら、実際に会場に出向いて会場の担当者と打合せをしたり、下見をしたりします。 会場側は、「備品の準備は必要なのか」「電源はどれくらい必要なのか」「当日はどこの部屋を使うのか」「何の目的で使用するのか」などを把握しておく必要があるため、打合せは必須としている会場も多くあります。 また、基本的に会場の図面はメールやFAX、ホームページからのダウンロードなどで手に入りますが、会場によっては図面に反映されていない部分がある場合もあるので、打ち合わせや下見が必須でなくとも、1度は下見しておくことをおすすめします。
会場との打ち合わせが完了したら、いよいよプログラムやタイムスケジュールを作成していきます。このとき、適宜休憩時間を入れることを忘れないようにしましょう。また、予定より盛り上がったりすると時間通りに進まないこともあるので、多少の余裕を持たせた時間配分を心がけましょう。 さらに最後に写真撮影の時間も入れておくと、周年事業の記録として残すことができて良いでしょう。
プログラム、タイムスケジュールの作成ができたら、必要な備品が明確になっているはずですので、まずは必要な備品を洗い出しましょう。コツは、「コンテンツ毎に」「自分がそのシーンの登場人物になったつもりで」考えることです。特に「自分がそのシーンの登場人物になったつもりで」考えることはとても重要で、プログラムだけ見ても気づかなかったことに気が付けたりすることもあります。実際の模様や動きを頭の中で想像しながら、必要な備品を洗い出していきましょう。 また、他のコンテンツと共有できる備品が無いかどうかも確認するようにしましょう。例えば、あるコンテンツでペンを50本、別な時間に行う他のコンテンツでもペンを20本使うとします。この場合、当然ですが特別な事情がない限りはペンを70本準備する必要はなく、2つのコンテンツで同じペンを使用すれば50本だけ準備すれば問題ありません。このように、共有できる備品も最後に確認するようにすると、必要最小限の準備で済ませることができます。
プログラムやタイムスケジュールが作成できたら、必要に応じて技術スタッフや司会者などを手配します。手配する際はプログラムやタイムスケジュールも一緒に共有すると、先方も理解が深まるでしょう。また、もし台本を制作するのであれば、台本も共有しておくと、当日の運営はより完成度が高くなるでしょう。司会者を外注する場合だと、台本は基本的には必須となりますので、忘れずに制作しましょう。
プログラムやタイムスケジュールが作成できたら、必要に応じて昼食やケータリングなどの食べ物を準備します。昼食は配達のお弁当や、どこかの飲食店で一緒に食べるなど色々な手段があります。また、会期中にケータリングを用意しておいて好きな時間に食べられるようにしておく方法もあります。内容に応じて適切なものを選びましょう。 それ以外にも、会場によっては休憩中用にドリンクを用意することが可能な場合もあります。用意の可否や料金は会場によりますので、確認してみましょう。
プログラムやタイムスケジュールが作成できたら、参加者への広報の準備をします。参加者には、開催時間の案内のほか、集合場所、開催場所、集合時間、終了予定時間、服装、持ち物、宿泊場所、昼食の提供有無などを案内しましょう。 できるだけ早めに案内しておくと、参加者も安心して当日を迎えることができます。
プログラムやタイムスケジュールが作成できたら、必要に応じて当日の運営計画を作成します。運営計画とは、運営陣の役割や、参加者の誘導計画、非常時の対応などが掲載されている、言わば「マニュアル」です。社内のイベントである場合は、大がかりなイベントでない限りはほとんど作成の必要はありませんが、一般客など社外の人物が多く参加するイベントの場合は、作成しておいた方が安心です。特に周年事業の場合、お花や祝電が送られてきたり、受付でお祝いを頂戴したりすることもあるので、細かな対応まで想定しておくと当日慌てることなくスムーズに運営することができます。
プログラムやタイムスケジュールが作成できたら、必要に応じて参加者の宿泊や交通を手配します。 近場で開催する場合は手配の必要がないことがほとんどですが、遠方で開催する場合はまとめて手配するケースもありますので、どのような旅程で、誰が手配するのかを決めましょう。
当日直前になったら、リハーサルを行います。リハーサルを行いつつ、追加で必要な備品はないかなども一緒に考えておきましょう。 当日の動きを予習してみると、それまで気が付かなかった部分に意外と気付くこともあるので、やっておいて損はありません。
企業や商品、サービスがこれまで歩んできた歴史を振り返ります。またその時に言葉だけで説明するよりも動画や投影資料なども交えて説明した方が、参加者もより聞き入りやすくなるでしょう。 また、振り返りの中で関係者への感謝の気持ちも表すことができると、参加者自身も貢献を感じることができ、一体感の醸成に繋がります。
これからどんな目標に向かって走っていくのかを示します。これも、歴史の振り返りと同じく動画や投影資料を使うとより効果的でしょう。 周年事業は節目のイベントなので、一般的には「スタート」よりも「ゴール」的な意味合いが強くなりがちです。そこでまた新たなビジョンを参加者に見せることで、気持ちを新たに新しい目標に向かって走り出しやすくなります。
周年事業の機会を活かして、新プロジェクトや新商品の発表を行うこともあります。一般客向けのイベントであれば、参加したからこそ発表に立ち会えた特別感を抱くこともでき、エンゲージメントを高めることにも繋がるでしょう。 また、例えば企業で周年事業として社内パーティを実施した際に新プロジェクトの発表も行えば、会社全体の士気を高められる可能性もあります。
こちらで紹介したのはとりわけメジャーなものですが、それ以外のコンテンツ例に関しては以下の記事もぜひ参考にしてみてください。
この記事では、周年事業とは何かという点や、リアルイベントの場合の基本的な準備の進め方、周年事業で役立つアイデア集を紹介しました！少しでも皆様の大事な周年事業に貢献できれば幸いです。 エス・ブイ・シーグループでは多数の周年事業の実績があります！イベントの企画、制作から当日の運営までをワンストップで行うことが可能です。社員総会や表彰式といった社内イベント、記念式典、合同企業説明会、eスポーツイベントなど、オンライン・オフラインを問わずどんなイベントでもお任せください。開催方法や内容が決まっていなくても、丸投げOKです！お客様の目的に合わせたイベントをご提案しますので、お気軽にご相談ください。エス・ブイ・シーグループはイベントを通じて感動を創造していきます！
DATE
2024年11月05日
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