展示会出展で失敗しない！準備スケジュール

商品やサービスのプロモーション戦略のひとつとして有効といえる展示会への出展。出展を決めたもののなにから始めたらよいのかわからない、毎回スケジュールがギリギリになってしまうという悩みを持つ方もいるのではないでしょうか。この記事では、展示会出展に必要な準備を展示会当日から逆算したスケジュールにそって解説しています。余裕を持ったスケジュール設定で、展示会の効果を最大限にするための準備を行いましょう。

展示会に出展するメリット

短期間でたくさんの人にアピールできる

多くの展示会は1~3日程度の会期で開催され、大規模なものだと来場者数が合計１万人を超えることもあり、短期間で多くの人に出会うチャンスがあります。その一方で、似たような機能や特徴を持つ商品、サービスの出展も予想されます。自社のブースにより多くの人に立ち寄ってもらうためには、来場者の目に留まるブース設計やノベルティの配布などどの施策を検討してもよいでしょう。

狙った層に効率よくリーチできる

展示会には特定のテーマに興味、関心のある人たちが来場します。アピールしたい層が来場する展示会を選べば、ターゲットに効率よくリーチできるでしょう。年間を通じて様々なテーマの展示会が開催されていますので、よく比較し、自社にあった展示会を選択することが重要です。

商品やサービスについて詳しく知ってもらうことができる

直接商品を手に取ったり、サービスを体験できたりすることが展示会の良さでもあります。さらに、その場で商談が可能なため、スピーディーに話を進めることができます。資料や遠隔ミーティングでは伝えきれない情報を存分に伝えられる機会ですので、認知度や受注率の低さに悩んでいる場合は展示会への出展を検討してみてはいかがでしょうか。

業界のトレンドや他社の状況を知ることができる

展示会には業界のトレンドや市場の状況を反映した商品やサービスが並びます。来場者の反応や他社のブースの状況を確認し、今後のプロモーション戦略に活かすことができます。来場者として訪れると時間も限られますし、様々なブースから声をかけられて、あっという間に時間が過ぎてしまっていることも多いです。出展者であれば1日中会場にいて、人の流れや人気のブースなどをじっくり観察できますし、空いた時間に出展企業同士で挨拶をすることもあります。展示会出展は自社をアピールするだけでなく、情報収集の機会としても有用です。

展示会準備スケジュール

12ヶ月～6ヶ月前

出展の目的を明確にする

展示会出展の主な目的は、商品やサービスの認知を広げ、新規顧客を獲得することです。メインとする商品やサービスの選定、ターゲットの細分化を行い、出展のゴールを設定しましょう。

予算の確保を行う

展示会出展にかかる費用としては、主に以下のものがあげられます。出展料は小間数によって変わり、来場者の目に留まりやすい角小間だと追加料金がかかることもあります。また、広告やセミナー登壇はオプションとして選択できることが多いです。補助金を申請できることもあるので、適宜活用してみてください。

・出展料
・ブース施工費
・電気幹線工事、電気使用料（ブース内に電源を設ける場合）
・ブーススタッフ人件費（コンパニオン等を外注する場合はさらに追加）
・ノベルティ制作費（ノベルティ配布を行う場合）
・旅費交通費（遠方の展示会に出展する場合）
・広告掲載費（展示会パンフレット等に広告を出稿する場合）
・セミナー実施費（展示会会場内で行われるセミナーに登壇する場合）

出展する展示会を決め、申し込む

出展の目的が明確になり、予算の確保もできたら、出展する展示会を選びます。問い合わせを行えば、インターネット上では公開されていない詳細な来場者データや他の展示会との違いなどを教えてもらえることもあるので、情報収集は積極的に行いましょう。毎年開催されている展示会では、今年の展示会が終わり次第すぐに来年の出展申し込みができることが多いです。ブースの位置は先着順で決まることも多いため、出展したい展示会が見つかったら早めに申し込みを行うことをおすすめします。

5～2ヶ月前

ブースコンセプトを決め、施工会社に依頼する

ブースにおいて一番目立たせたい商品名やキャッチコピーなどを考え、それをもとに施工会社にブースデザインを依頼します。ブース装飾は集客のために最も重要な要素のひとつです。ブースの場所なども考慮して、来場者の目に留まりやすい位置に伝えたいメッセージがくるようにします。

集客施策を考える

多くのライバル企業が集まる展示会で自社のブースに足を運んでもらうには、事前の準備が重要です。ノベルティの配布やコンパニオンの配置、事前のSNS広報など、集客のための施策を考えておきましょう。ノベルティはクリアファイルやショッパー、うちわなど会場で持ち歩いてもらえるようなものから、ウエットティッシュやボールペンなどの実用的なものまで様々あります。とにかく来場者に足を止めてもらい、リードを獲得することが目的であれば、コンパニオンを配置してファーストコンタクトを任せ、関心を持ってくれた人には社員から詳しく説明をするという方法もあります。

具体的な数値目標を設定する

名刺の獲得枚数や商談の件数など、具体的な数値目標も設定しましょう。当日は来場者の対応に追われてしまいがちなので、1日あたりの名刺の獲得枚数の目標値を決めるなど、成果を確認できるようにしておくことをおすすめします。

各種制作物を手配する

来場者に渡す名刺やパンフレットなども、残数を確認して発注しておくようにします。これらは数が足りなくなると機会損失にもなりかねないため、数値目標から余裕を持った部数を発注しておきましょう。

1ヶ月前～本番

展示会当日の人員を決定する

ブースの広さや目標値を加味して、展示会当日の人員数と役割分担を決めておきます。１人で声がけから商談まで担当してもよいですが、来場者に声がけをして簡単な説明をする人と、興味を持ってくれた人に詳しく説明をする人にわかれることで、ブースの回転率も上がり、より多くの人と話をするチャンスが生まれます。1日中立って話をしていると体力も消耗しますので、休憩時間も確保できるような人員配置にします。また、前々日か前日から行われる設営に関しても、立会いや確認が必要になるため、スケジュールを確保しておきましょう。

ブース運営方法をすり合わせる

当日の人員が決まったら運営方法のすり合わせを行いましょう。方針を共有しないまま各々が対応してしまうと、ブースはなんとなく賑わっていたが、受注に繋がりそうな成果がないなどといった事態に陥りやすくなります。全員が同じ目標に向かって動けるように、すり合わせのタイミングを設けましょう。

持ち込む備品を準備する

名刺やパンフレット、ノベルティなどの配布物だけでなく、筆記用具や養生テープ、延長コードなどの細々とした備品も必要になります。出展が複数日に渡る場合は、ブースを軽く掃除できる道具も持っていくことをおすすめします。備品をリスト化し、段ボールやプラスチックケース等にまとめます。会場に配送する場合は、受入日や時間が決まっている場合もあるので、事前に確認するようにしましょう。

展示会終了後

お礼メールを配信する

名刺交換をした方に対して、お礼メールを配信しましょう。来場者は複数のブースに回っているため、社名だけではどんなブースだったのか思い出すのが難しいかもしれません。お礼メールの効果を上げるためには、展示会終了翌日にはメールを送ること、ブースの写真を添付することを推奨します。

まとめ

展示会出展を成功に導くには、事前の準備が最も重要です。出展の目的を明確にし、ゴールに合わせた予算配分や集客施策の立案を行いましょう。また、展示会事務局とのやりとりや、外部への発注等も発生しますので、期日に余裕をもったスケジュール管理を心掛けるとよいでしょう。エス・ブイ・シーグループでは、展示会のブース提案も行っていますので、是非ご相談ください。

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