【人事担当者向け】合同企業説明会　出展準備を丁寧に解説！

昨今、人手不足に悩む企業は多く、様々な手法を使って求職者にアピールしています。その中でも合同企業説明会は以前からある手法のひとつで、短期間で多くの人と対面で出会えることがメリットです。合同企業説明会への出展効果を高めるためには事前の準備が最も重要と言っても過言ではありません。この記事では、合同企業説明会に出展する人事担当者向けに、出展準備について解説しています。

合同企業説明会とは

合同企業説明会とは、ホールや貸し会議室などの会場に複数の企業がブースを設置し、訪れた求職者に会社説明を行うイベントです。新卒、中途それぞれを対象とした説明会が全国各地で開催されています。なかには、理系学生向けやITエンジニア向けなど求職者のターゲットを絞った説明会も存在します。イベントの主催も採用情報サイトを運営する会社や、地方自治体、大学など様々です。主催者によってイベントの雰囲気や来場者の層も変わってくるので、自社の採用イメージにあった説明会を選択することが重要です。 アンケートが重要である所以は、単に意見を集めるだけにはとどまらず、イベントの良かった点や改善点を見つけ出し、今後の企画に活かすことができる点にあります。

合同企業説明会の準備手順

出展するイベントを決める

採用したいターゲット、条件などにあったイベントを選定します。主催者や開催時期によっても来場者の層や数に違いが出ますので、事前の情報収集は念入りに行いましょう。出展企業の多い、規模の大きいイベントだと来場者も多くなりますが、他社と差別化を図ることが難しくなり、埋もれてしまう可能性もあります。自社にあったイベントを選ぶために、実際のイベントに足を運んでみるのもひとつの手です。（事前の登録が必要な場合もあるため、見学を希望する場合は主催者に問い合わせしてみてください。）

イベントでの目標値を決める

ブースの来場者数や、面談人数など、数値目標を立てると後日効果測定がしやすくなりますし、当日の運営のモチベーションにもなります。初めての出展で基準がわからない場合は、ブースの収容人数と、1回の説明にかける時間、1時間あたりの回転数などを掛け合わせて計算してみるのも一つの方法です。新卒採用のように期間を決めて大量に募集する場合は母集団形成に重きを置いてたくさんの人にブースに来てもらうことが目標になることが一般的です。一方で、中途採用で少人数を採用する場合は、一人一人と面談を行い、会社の理解度や志望度を高めてもらうことに重きをおいてもよいでしょう。

事前の提出物や申請への対応

出展の申し込みをすると、イベント事務局から提出物の依頼等の連絡がきます。会場で配るパンフレットに掲載する内容や、電源の使用有無などを確認されることが多いので、連絡は必ず確認し、対応するようにします。

ブース装飾を準備する

ブース装飾は集客のための重要なポイントです。遠くから見て何をしている会社なのかがわかることは必須で、さらにそこから来場者に立ち止まってもらうための工夫が必要になってきます。会社のメインカラーでまとめたり、アピールしたい項目を貼り出したりして、来場者の目に留まるブースづくりを目指しましょう。会社ロゴなどが入ったテーブルクロスや椅子カバーなどを設置する企業もあります。複数のイベントに出展する予定がある場合は、繰り返し使えるものを発注するのもよいでしょう。社内で準備する場合も、紙の装飾はラミネート加工しておくなどの準備しておくのもおすすめです。
来場者は事前に下調べをしている場合もありますが、当日気になったブースにふらっと立ち寄り、そこから応募まで志望度が高まっていくというケースも多いです。偶然の出会いがあることもリアルで開催するイベントの良さですので、出会いの数を増やす準備をしておきましょう。

説明内容を考える

ブースでの会社説明は、事前に内容を決めておき、資料なども準備しておきましょう。モニターやプロジェクターを用意し、資料を投影しながら説明すると、内容が理解しやすくなりますし、遠くから見た人が気になってブースに訪れてくれることもあります。説明時間については、タームが決まっており、一斉に入れ替えを行う説明会もあれば、来場者が自由にブースをまわる形式のものもあります。タームが決まっていない場合は1回の説明時間は10分程度にし、なるべく多くの人に説明を聞いてもらえるようにしましょう。一度に全てを伝えようとするよりも、質疑応答の時間を十分に確保し、来場者とコミュニケーションを取りながら進めることをおすすめします。

当日の運営人員を決める

当日会場に行く人と、役割分担を決めておきます。人事担当者の他、採用部署の先輩社員もいれば、具体的な仕事の進め方ややりがいなども聞くことができて働くイメージがわきやすくなります。企業によっては代表自らがブースに立ち、会社をアピールすることもあります。メインで説明をする人に加えて、ブースの前で来場者に声がけをする人なども必要です。

配布資料を準備する

来場者に配布する会社パンフレットなどを準備します。イベントによっては各企業が配布資料を設置できる場所も用意されているので、多めに準備しておくとよいでしょう。

SNSやコーポレートサイトで出展の告知をする

コーポレートサイトやSNSの運用を行っている場合は、出展の告知をするとよいでしょう。少しでも出展の効果を高めるためには、イベント前から準備することが大切です。

まとめ

採用情報サイトやSNSなどオンライン上で情報収集を行う人も増えている一方、対面でのコミュニケーションを通じて就職先を見極めたいという求職者の希望もなくなっていません。合同企業説明会だからこそできる対話や偶然の出会いを大切に、そして採用成果にも繋げられるように事前の準備をしっかり行うようにしましょう。
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