【イベント会社直伝】社員総会を成功させるためのポイントと当日の注意点

複数の拠点があったり、部署が多かったりすると、社員がひとつの場所に集まる機会もなかなかないのではないでしょうか。社員総会は全社をあげて行う大規模なイベントで、事前にしっかりと準備を行う必要があります。
この記事は初めて社員総会を開催する方はもちろん、毎年開催していているけれどいつも同じ内容になってしまうといった悩みをお持ちの方にもぜひ読んでもらいたい、社員総会の目的や定番コンテンツの紹介など、基本に立ち返った内容です。

社員総会とは？

社員総会は社員を一堂に集めて業績発表やトップからのビジョンの共有などを行うイベントです。社員のモチベーションを高め、会社全体の一体感を生み出す効果が期待できます。年に一回や半期に一回など、定期的に開催することで日々の業務の節目となるイベントとして定着しやすくなります。

社員総会の目的

業績発表と1年の振り返り

1年や半期の業績を全社で確認し、商況や取り組みを振り返りましょう。業績を含め、社員にも情報を共有することで、組織の透明性も高まります。また、普段の業務ではわからない他拠点や他部署の取り組みについても知ることができると、新たな発見や業務連携が生まれるかもしれません。

事業戦略や今後のビジョンを共有する

社員総会は社員にとって、経営層から直接話を聴ける貴重な機会となります。経営層の口から今後のビジョンを聴くことができると、イメージもわきやすく、モチベーションも高まるでしょう。また、社員が同時に同じ話を聞く事で拠点によって捉え方が異なってしまうという状況も防ぐことができます。

社員のモチベーションやエンゲージメントを高める

会社全体の話を聞くなかで、改めて自身の役割や貢献が会社組織に与える影響を確認することができます。また、普段なかなか交流できない社員とも直接会ってコミュニケーションがとれるので、垣根を超えた意見交換や、組織全体の一体感醸成が促進できます。

社員総会のおすすめコンテンツ

経営層からのビジョンの共有

社員が経営層から直接話を聴ける機会はなかなかないので、時間をかけて話してもらいましょう。ただし、長すぎると集中力が続かずに会場の雰囲気もだれてしまう心配があるので、注意が必要です。

各拠点や現場担当者からの1年の振り返り

良い仕事や取り組みの共有があると、その後の業務に活かせるヒントを得る場になります。普段の業務ではなかなかわからない他拠点や他部署の取り組みを聞くことができれば大変有意義な時間になるはずです。ポイントは、担当者本人から話してもらうことです。その方が具体的な内容が話せますし、聞いている人にも納得感が生まれます。役職者など、特定の人だけが話し続けるのではなく、一般社員含めなるべく多くの人から話してもらう時間を設けるという狙いからもおすすめのコンテンツです。

基調講演やワークショップ

社員総会を社員の学びの場とすることもできます。現状の課題感や経営方針を聞いた直後に行うことで、企業の導きたい成果につなげられる可能性が高まります。せっかく多くの人が集まる機会なので、グループにわかれて手を動かしながら行うワークなど、交流+学びを取り込むとよいでしょう。

社員表彰

社員総会のコンテンツのひとつとして、社内表彰式を行う会社も多いです。日頃頑張っている社員の功績を称える場を設けることで、モチベーションの向上に繋がります。表彰されなかった人たちにも、「次回は自分があの場に立ちたい」と思ってもらえる表彰式にできるかがポイントになります。

社員総会を成功させるポイント

事前準備を早めにはじめる

開催時期や参加人数などの検討と同時に、早めに会場探しを始めましょう。会場の予約は1年前から受付開始するところが多く、人気の会場は予約受付開始直後に埋まってしまう場合もあります。収容人数が多い、音響や照明の設備が整っている、駅からのアクセスがしやすいなどの好条件の会場は埋まりやすいので注意しましょう。会場が決まったら、テーマやゴールを定めて、プログラムの設計等を進めていきます。多くの企業は通常業務と並行して準備を進めることになりますので、余裕を持ったスケジュールを立てるようにしましょう。1年～半年前 までには会場を抑えて、3・4か月前から本格的に内容を考えていくスケジュールが望ましいです。社内メンバーの業務負担が大きくなってしまう場合は、イベント会社に依頼することもおすすめです。会場探しから、イベントテーマの提案、各種制作物の作成、当日の運営など、事前準備から当日までサポートしてもらうことができます。

会場選びに気を使う

社員総会の中身はもちろん重要ですが、中身以外の部分でも参加者の満足度は変わってきます。特に会場は満足度に影響する要素となります。駅からのアクセスのわかりやすさやお手洗い等が清潔か、空調設備がしっかりしているか、人数に対して十分な広さがあるかなど、実際に会場に下見に行って確認するようにしましょう。また、毎年同じ会場を使用する事は、予め情報があるために準備がしやすいなどのメリットがある一方で、マンネリ化に繋がる可能性もあります。毎年行っている社員総会をブラッシュアップしたいという場合は、会場の見直しからしてみるのもよいかと思います。会場探しに迷った場合、下見の時間が確保できない場合などは、一度イベント会社に相談してみるとよいでしょう。

開催の目的とゴールを明確にする

定期的に社員総会を開催している場合であっても、会社の状況によってその都度目的やゴールが変わってきます。「イベント終了後の参加者にどんな状態になっていてほしいのか」がゴールとしてイメージしやすいでしょう。例えば、来期の目指す場所を明確にしてモチベーションを高めてほしい、他拠点や他部署のメンバーの取り組みを知り、自身の業務に活かしてほしいなど、社員総会でも様々なゴールが設定できます。複数のゴールが思いつくかもしれませんが、最も達成したいゴールを決めておくと、意思決定がスムーズに進むでしょう。

参加者を受け身にさせない準備やプログラム設計を行う

参加者がずっと話を聞いているだけの状態にならないように、メリハリのあるプログラム設計を行いましょう。WEBアンケートを活用してその場で全社員に意見を求めるなどの工夫ができます。また、内容だけでなく映像や照明などの演出を活用して、参加者の印象を強める方法もあります。イベントがマンネリ化している場合は、演出を外部に依頼するのもおすすめです。また、準備の段階では定期的に情報発信をして、イベントの目的や内容を事前に伝えるようにします。社内のSNSや社内報など、複数の媒体を使用して告知を行うと効果的です。

リハーサルをしっかり行う

リハーサルの時間は必ず確保しましょう。音響や照明などの演出のタイミングや登壇者の立ち位置、音量、マイクの高さなど、事前に確認すべきポイントは多々あります。当日にリハーサルを行う場合は、リハーサル時間を加味した上で開場時間を設定する必要があります。朝から社員総会を開始したい場合や、仕込みに時間がかかりそうな場合は、前日から会場を借りて、仕込みとリハーサルを済ませておくとよいでしょう。

社員総会当日に気をつけること

運営メンバーで役割分担を明確にする

広い会場に大人数を集める社員総会では、運営メンバーの目が届きにくくなる場所や時間帯が出てきてしまいがちです。会期中だけでなく、休憩時間なども誰が何をするのか、どこを見ておくのかなどのポジションを決めておくと安心です。体調不良者が出た時に、運営メンバーが対応することが出来ず、放置してしまうといった状況にならないように、会場を万遍なく気づかうことのできる体制を整えましょう。

タイムスケジュールの管理

事前に作成したプログラムやタイムスケジュールは必ず紙に出力し、運営メンバーは当日いつでも見られる状態にしておきましょう。プログラムが大幅に遅れてしまうと調整が必要になり、予定していたコンテンツができなくなってしまう場合もあります。そうなってしまうと社員総会の目的を達成できなくなる恐れもあるので、登壇者には事前に持ち時間をしっかりと伝え、予定通りの進行ができるようにしましょう。実際にかかった時間をメモしておくと、次回以降タイムスケジュールを作成する際の参考になります。

イレギュラー対応を記録に残す

どれだけ事前に準備をしていても、当日は何かしらのイレギュラーが発生することがほとんどです。公共交通機関が遅延して会場に来られない人がいる、音響等の機材のトラブル、用意していた備品が足りないなど、想定外の出来事が起こった際には迅速な判断と対応が必要になります。発生したイレギュラーの内容とその対処方法、判断軸を記録しておくと、次回以降は予め対策や準備ができるようになり、イベントのクオリティが上がります。

まとめ

社員総会は社員が一堂に会し、業績の振り返りや今後のビジョンなどを共有する節目のイベントです。定番の社内イベントではありますが、開催の目的やイベント終了後、参加者にどのようなことを感じてもらいたいかを考えて準備をすることでと、よりよい社員総会になるでしょう。 エス・ブイ・シーグループはイベントの企画、制作から当日の運営までをワンストップで行います。社員総会や表彰式といった社内イベント、記念式典、合同企業説明会、eスポーツイベントなど、オンライン・オフラインを問わずどんなイベントでもお任せください。開催方法や内容が決まっていなくても、丸投げOKです！お客様の目的に合わせたイベントをご提案しますので、お気軽にご相談ください。エス・ブイ・シーグループはイベントを通じて感動を創造していきます！