社員総会とは？開催の目的と問題点を理解して成功に導きましょう

社員総会は、企業文化の重要な一部として、組織の将来を形作るための重要なイベントです。しかし、効果的に開催するためには様々な課題があります。
本記事では、社員総会の基本的な概要を掘り下げ、その重要性と開催時の課題点をまとめていきます。

社員総会とは

社員総会は、従業員が集まり企業の業績や方針を振り返る場です。 元来は一般社団法人や株式会社の意思決定の場でしたが、現代では従業員のエンゲージメント向上やインナーブランディングの強化、社内の情報共有やコミュニケーションの促進など、多様な目的で行われます。
企業によって開催時期や頻度は異なり、通常は年単位や半期ごと、四半期ごとに設定されます。内容は業績報告、経営陣からのメッセージ、交流促進のためのゲームやワークショップ、社員の表彰などが含まれ、懇親会で締めくくられることが多いです。昨今ではオンラインでの開催も見られ、時代に応じたアプローチが求められています。

社員総会の目的は？重要なのは社員が自分の価値を感じること

社員総会の目的は

• 企業文化の醸成
• チームビルディングや結束力の向上
• 経営ボードと社員の意思疎通と交流
• 社員の離職防止(エンゲージメントの改善)

などが挙げられます。

社員総会の開催目的は上記以外にも多岐にわたり、特に経営方針や戦略の共有において重要です。いずれの目的においても、社員の一人ひとりが自分に価値を見出すことに繋がることが重要であり、それが社員総会の醍醐味でもあります。
そのため、経営方針や戦略の共有を行う際も、単に事実を伝えるだけでなく、社員が内発的な動機付けを行うことができるよう、感情を交えて伝えることが重要です。
また、多くの社員総会では、成果を挙げた社員への表彰が行われます。これは、受賞者に対する認知と称賛の表明であり、表彰されなかった社員にも刺激を与え、全体のモチベーション向上に寄与します。さらに、経営層からの感謝の伝達や、顧客・取引先からの感謝の声も、社員が自分の仕事の価値を感じるのに役立ちます。

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社員総会の問題点

よく聞かれる問題点

社員総会を開催する時の問題点には、以下のようなものがあります。

• マンネリ化: 社員総会の内容が毎年同じで、特に新鮮味がないと感じてしまうことがあります。
• コンテンツの不足: 新しく魅力的なコンテンツが不足し全体の満足度が下がってしまう危険性があります。
• コミュニケーションの欠如: 企画段階で従業員の声を十分に取り入れることができず、参加者の関心を引く内容になっていない場合があります。
• 通常業務で手いっぱい: 社員総会の運営担当者は、通常の業務をこなしながら社員総会の準備を進めることになるため、時間やリソースの不足により運営に手が回らないことがよく起こります。
• 運営の始め方が不明確: 社員総会は通常、常設組織ではなく、その都度プロジェクトチームが組まれるため、毎回どこから手を付ければよいのかが不明確であることが課題となります。

オンライン、またはハイブリッドでの開催という手段も

オンライン社員総会は、遠隔地にいる従業員も参加できるため、コミュニケーション強化に貢献できると言えます。
主な利点は、地理的な制約の克服とコスト削減です。一方で、技術的な課題や従業員のオンライン参加への関心喚起が必要で、効果的な運営のためには、信頼性の高いツール・テクノロジーの利用、従業員の参加を促す工夫、興味を引くコンテンツの提供が鍵となります。

社員総会の事前準備はどんなものがある？

1. 開催方法の決定: 社員総会はリアル（対面）、オンライン、またはハイブリッド（両方の組み合わせ）の形式で開催されます。参加者の利便性、予算、および開催内容によって決めるといいでしょう。
2. 会場の決定および打合せ: リアルで開催する場合は、会場のレイアウト、必要な機材、食事の手配などを決定します。
3. プログラムおよびタイムスケジュールの決定: 社員総会で行われる各セッションの内容とタイムスケジュールを事前に詳細に計画します。
4. 社員への周知: 社員総会の日時、場所、参加方法などの詳細を社員に伝えます。
5. 外部への各種手配: 表彰式、ゲストスピーカー、ワークショップなどのプログラム要素を準備します。
6. 当日の分担決めおよび担当者への連絡: 各担当者の役割を明確にし、必要に応じて連絡を取ります。
7. リハーサル: 社員総会当日の流れを確認し、問題点を特定して対処します。

よく起こる問題や課題を認識し、円滑に社員総会当日を迎えられるように準備を進めていきましょう。

社員総会はいつ開催するもの？

社員総会の開催時期は、企業の業務スケジュールや戦略的計画に大きく依存します。
多くの企業では、繁忙期を避けた年度の終わりや始まりに合わせて開催されることが一般的です。上場企業であれば決算後や株主総会後が適していると言えます。
このタイミングは、年間の業績報告や次年度の方針発表に適しており、従業員のエンゲージメントや一体感を高める機会としても最適です。

社員総会当日の流れの例

1. 代表挨拶: 法人の代表者が挨拶を行い、概略として前期の業績について簡潔に述べます。飲食を伴う場合は、乾杯のあいさつに繋げることが一般的です。
2. 業績報告: 前期の具体的な業績の推移や新規の成功・失敗事例を取り上げ、詳細に振り返ります。視覚的に分かりやすい資料の使用が推奨されます。
3. 表彰: 成績優秀者などに対して行われる表彰は、社員のエンゲージメント向上に効果があるとされています。
4. 方針の共有: 当期、およびその後の企業活動についての方針を共有します。具体的な数値目標や企業理念の共有を行い、社員の勤労意欲を高めます。

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具体的なプログラム内容や目的に応じて適宜調整を行い、社員のエンゲージメントを高めることを目指すことが重要です。

社員総会のおさえるべきポイント

目的をはっきりさせる

社員総会を成功させるためには、はじめに目的をはっきりさせることが大切です。これが全ての基本となります。さらに、部署間のしっかりとした連携により、情報が共有され、統一感のあるメッセージが伝わります。

参加者が置いていかれないようなプログラムを設計する

参加者が活発に参加できるセッションの設定、十分な質疑応答の時間を取ること、そしてデジタルツールを活用した効率的な情報共有が挙げられます。
特にツールの使用は、参加者とのコミュニケーションを活性化し、リアルタイムでのフィードバックを得るのに役立つため、使用を考えても良いでしょう。

社員総会を組織成長の機会として考える

社員総会は、ただの年次イベントではなく、組織の成長と継続的な改善を促す大切な機会です。
総会後のフィードバックを集め、分析することは非常に重要です。このフィードバックを元に、次回の総会で改善すべき点を見つけ出し、組織をより良い方向に導きましょう。

社員総会の開催後に担当者がやるべきこと

開催後のアンケートの実施

社員総会終了後、参加者からのフィードバックを収集するためのアンケートを実施しましょう。総会の内容、形式、話されたトピックについて、全体的な満足度などに関する内容を取得することが重要です。

イベントレポートの作成

総会の詳細をまとめたレポートを作成し、総会での様子や参加者の声、登壇社インタビューをはじめ、アンケートで集めたデータを公開します。
このレポートはあらゆる機会で有効に活用できるためしっかりと準備しましょう。

開催後の社内報告の実施

総会の結果とフィードバックを経営層や関連部門に報告し、今回の社員総会を受けて従業員がどう感じたのか、経営層が伝えたかったこととのずれが生じていないかをすり合わせましょう。会社全体としての透明性と一体感を保つために必要になります。

次回開催に向けた振り返り

アンケートの結果とイベントレポートを基に、次回の社員総会の改善点を検討します。どのような点がうまくいったか、何が改善される必要があるかを分析し、次回に向けた計画を策定します。

まとめ

社員総会の成功は、適切な準備と実施、そして開催後のフォローアップにかかっています。マンネリ化を防ぎ、従業員のエンゲージメントを高めるためには、魅力的なコンテンツの提供と参加者の声を反映させた運営が不可欠です。開催後のアンケート、イベントレポート、社内報告を通じて、次回の改善点を見出し、継続的な改善を図ることが、より効果的な社員総会を実現する鍵となります。
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