展示会でたくさんの出会いを生み出そう！ブース出展時の５つのポイント

自社の商品やサービスをPRするためのイベント出展や、採用のための合同企業説明会への出展など、イベントにブース出展する機会は様々な場面で想定されます。
イベントの種類こそ色々ありますが、ブース出展の多くは「自社（の何か）のPR」と「ブースで新しい出会いを生み出す」の２つが主な目的になるのではないでしょうか。
今回はそんな「イベントへのブース出展」の効果を最大化し、たくさんの新しい出会いを生み出すために担当者が意識したい５つのポイントをまとめてみました。「初めてブース出展を担当するから何をしたら良いか…」という方はもちろん、「ずっと続けてきてマンネリ化してきたな…」という方にも改めて参考にしていただければと思います！

尚、SVCではイベント会社のノウハウを生かしたブース出展の企画提案からブース装飾、配布物の企画制作、当日のブース運営補助までワンストップで対応可能です。どうしたら良いか分からない、マンパワーが足りない、今までのやり方を大きく変えたい等のお悩みがございましたら、お気軽にご相談ください！

たくさんの出会いを生むブース出展の５つのポイント

ターゲットを考える

ブース出展を行うに当たって一番初めに考える必要があるのは「誰と出会いたいのか？」という部分です。展示会や説明会にはある程度決まった層の来場者がいらっしゃいますが、その中でも特にどのような方に興味を持ってもらいたいのかをしっかり考えることで、ブースの装飾から当日の運営方法まで様々なことを設計しやすくなるだけでなく、ブース出展の効果を最大化することが可能です。
例えば自社商品をPRする出展であれば、ターゲットは卸売会社なのか小売店なのか、どのような範囲でどういった商品を扱っているバイヤーを捕まえたいのか、といったように、誰に対してPRしたいのかを明確にしておくことが大切です。
他にも新卒採用のための合同企業説明会への出展であれば、文系理系や専攻はどういった学生を狙いたいか、どんなことを大切にしているタイプの学生の興味を引きたいか、といったことを初めに定めておくことで、ターゲットに合わせたアプローチを実現することができ、ターゲットと出会える確率を高めることができます。

伝えたいことを整理する

ターゲットを明確にしたら、次のステップとして「何を伝えたいのか」を改めて整理してみましょう。イベントへのブース出展でありがちなのは、伝えたいことが多すぎてあれもこれも伝えようとした結果、ブースの印象がぼんやりしてしまい伝えたいことが来場者に届かない…というケースです。ブース出展の効果を最大化するためには「絶対に伝えたいことは何か」というイメージで、なるべく具体的かつ明確にすることが重要と言えます。
例えば自社商品のPRであれば、価格面のメリットを伝えたいのか、他社にない自社ならではの優位性を伝えたいのか、商品の楽しさを伝えたいのか、便利さを伝えたいのか、デザイン性をアピールしたいのか…といったイメージです。もちろん伝えたいことはたくさんあると思いますが、その中でも1番伝えたいことは何か、2番目・3番目は何か、といったように、研ぎ澄まして優先順位をつけることで、ブースの印象が明確になり、来場者により伝わりやすくなるはずです。

ブース装飾の内容を決める

次のステップでは、ターゲットに伝えたいことを伝えるためのブース装飾を検討しましょう。
ブース装飾には規模から方法まで様々なものがあります。
例えば、広いブーススペースを確保しオリジナルデザインの大きなブースを組めば目を引くことが可能です。しかし、いくら目立つデザインや装飾であっても、ターゲットが興味を持つものでなかったり、伝えたいことが見えにくかったりすると、狙いたいターゲットに出会いにくくなってしまいます。逆に、サイズが小さいブースであったとしても、壁面などを有効活用し、ターゲットが思わず足を止めるような表現が実現できれば、大きな効果を生むことも可能です。つまり、ブース装飾で大切なことは「ターゲット」と「伝えたいこと」を意識した効果的な装飾を実現できるかどうかであると言えるでしょう。
オリジナルデザインのブース造作の他にもブース装飾の方法にはいろいろな方法があります。例えば、パネルの壁面やブースの入り口を彩る掲示物、ロールアップバナー、のぼり旗といったものや、机を装飾するテーブルクロスや腰巻、椅子カバー、床面のパンチカーペットやオリジナルマット等、サイズや材質も考えると実に様々です。他にも、プロジェクターやモニターを使用した映像放映や照明を使用した演出、バルーンを使用した装飾やスタッフユニフォームの着用など、様々なアイディアを組み合わせて「ターゲットに伝えたいことが伝わる」装飾を実現しましょう。

ブース内での対応方法を設計する

ブースに興味を持って訪れてくれた方に対し、どのように対応するかを予め明確にしておくことで、複数のスタッフが対応しても均質な高い効果を得ることが可能になります。
ブースの対応方法を考える上では、大きく３つのフェーズで考えることがポイントです。フェーズ毎に担当するメンバーを割り振る方法もオススメです。

呼び込み・アプローチ

１つめはブースに来場者を呼び込んだり、ブースの前を通る方に興味を持ってもらったりするフェーズです。「どのようにブースに呼び込むか」を考える上では、ターゲットを特に意識し、どんなワードを使用したらターゲットが足を止めて耳を傾けてくれるかを考えるのがポイントとなります。呼び込み時に何を手に持って見せるか、何を配るかといったことも合わせて検討すると良いでしょう。

説明

足を止めてくれた来場者に自社の魅力をPRするのが２つめのフェーズです。このフェーズでは、伝えたいことの優先順位に基づいて、どのような順番で何を説明するのかを検討することが大切です。
さらに、この説明が立ち話で行われるのか、ブースに着席してもらって説明を聞いていただくのかによって、説明にかけるべき時間も変わってきます。「伝えたいこと」「かけるべき時間」を念頭に、説明に使用するツールや資料を検討していきましょう。

クロージング

最後はクロージングのフェーズです。イベントへのブース出展で生まれた出会いを次のステップに繋げることができるか…という点で、非常に大切なフェーズと言えます。クロージングの内容を考える上では、イベント出展のゴールをどこに置くか…を意識しましょう。イベント後に改めて連絡をするための連絡先を得られれば良いのか、商談・面談のアポイントまで欲しいのか、別イベントの参加予約が欲しいのか、その場で契約まで持って行きたいのか…といったイメージです。そのゴールに合わせて、説明後にどのようにクロージングに持っていくのか、クロージングではどのようなトークを行うのかを検討しましょう。併せて、クロージング時に使用する商談メモや連絡先の記入用紙、差し上げるノベルティやサンプルなど、必要なものについても検討するとよいでしょう。

来訪者へのアプローチ方法を検討する

最後に、イベント終了後の流れについても検討しておきましょう。
事前にイベント終了後の流れを定め、準備をしておかないと、イベントでせっかく出会った方々へ中々連絡ができなかったり、イベント内で盛り上がった熱が冷めてしまったりということになりかねません。必ずイベント出展の前に、イベント終了後の流れを決めておき、事前に必要な準備は済ませておくことをオススメします。
例えば、ブース内で交換した名刺をどのようにデータ化するのか、いつ誰が来場者に連絡をするのか、お礼メールはお送りするのか、ブースでの商談内容を後続の担当者にどのように引き継ぐのか…等です。イベント後の流れに応じて当日の準備物や運営方法に工夫が必要な場合もありますので、ブース出展の効果を最大化するためにも予めしっかり検討しておきましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか？イベントへのブース出展は、新たな「出会い」を生む非常に大切な機会です。より多くのターゲットと大切なつながりを生み出すためにも、まずはブース出展のポイントを意識してみてはいかがでしょうか。
エス・ブイ・シーグループはイベント出展時のブース装飾や運営補助だけでなく、どうやったら効果を最大化できるかをお客様と一緒に考え、出展ブースの企画・制作から当日の運営までをワンストップで行います。展示会や合同企業説明会といったイベント全体を企画運営するイベント会社ならではの知見や視点をお客様のブース出展にも生かしてみませんか？やりたいことや内容が決まっていなくても、丸投げOKです！お客様の目的に合わせたブースをご提案しますので、お気軽にご相談ください。エス・ブイ・シーグループはイベントを通じて感動を創造していきます！