社内プレゼン大会開催までのステップと成功のためのポイント

ビジネスの場で欠かせないプレゼンテーション。普段の業務としてではなく、社内イベントとして社員同士で競い合う大会形式で行うとなると、どのような準備が必要になるのでしょうか。本記事では、プレゼン大会を実施するための準備ステップと成功させるために気を付けるべきポイントをご紹介します。

社内プレゼン大会とは

社内プレゼン大会とは、テーマに沿ったプレゼンテーションを行い、審査を行う大会です。プレゼンテーション能力の向上やナレッジの共有、新規事業のためのアイディア収集など、様々な効果が見込める社内イベントです。テーマによっては個人でもグループ単位でも参加を募ることが可能になったり、参加者全員で投票する形式にできたりと、企画によって大会の雰囲気が大きく異なってきます。

社内プレゼン大会開催までのステップ

① 日程・会場を抑える

会場は1年前から予約できることが多く、駅からのアクセスのよさや広さなどの条件がよい会場は早くから埋まってしまいます。開催が決まったらすぐに日程の調整と会場の確保を行いましょう。

② 開催までのスケジュールを作成する

本番日から逆算し、いつまでに何をすればよいのか、スケジュールを作成します。特に外部への発注が必要になるものは、余裕をもったスケジュールを設定するようにしましょう。

③ 開催の目的を明確にする

ナレッジの共有を行いたいのか、ポジション等に関わらず思いやアイディアを発信できる場にしたいのかなど、目的によってプレゼンテーションのテーマが変わるのはもちろん、事前告知の仕方や演出の方法まで変わってきます。なぜ、普段の会議の場ではなく、社内イベントの場でプレゼンテーションを行うのか、意図を明確にしてからテーマや詳細の検討に移りましょう。

④ プレゼンテーションのテーマや審査方法を検討する

開催の目的にあわせてプレゼンテーションのテーマを設定します。 〈プレゼンテーションのテーマ例〉

• 新規事業の提案
• 業務成果の発表
• 業務改善のためのアイディア
• 既存製品の販促（プレゼンテーションの能力を競う）
• テーマを設定せずに自由にアイディアを発表（新プロジェクトの提案や社内をよりよくするための提案など）

併せて、審査員の数やメンバー、審査基準といった審査の方法も事前にしっかりと決めておきます。審査員の選定も意図を持って行いましょう。緊張感やモチベーションを高めてもらうために外部の方を招待する方法や、聞く側にも意欲的に参加してもらえるように参加者全員に投票してもらう方法などがあります。テーマに沿った審査基準を設定するのはもちろん、点数制か、投票制か、どのような賞を設けるのかなど、決めるべき項目は多岐にわたります。初めてのプレゼン大会で何から決めればよいかわからないという場合は、イベント会社に依頼し、テーマや審査基準の設定から一緒にやってもらうのもおすすめです。

⑤ 大会のプログラム・タイムスケジュールを検討する

大会のプログラムを作成し、時間配分も決めていきます。登壇者には事前に持ち時間をしっかり伝えましょう。当日は時間通りに進行していくためのタイムキーパーの役割も必要になります。

〈プレゼン大会のよくあるプログラム例〉

オープニング

大会のルール、審査基準の説明・審査員の紹介

プレゼンテーション・質疑応答

審査

審査結果発表・講評

表彰

エンディング

⑥ 大会の概要を広報し、プレゼン発表者を募集する

プレゼンテーションのテーマやプログラムが固まったら、社内SNSや社内報など、複数のメディアを使って広報しましょう。多くの人の興味をひくコピーやビジュアルがあると参加率の向上にも繋がります。事前広報は大会本番を成功させるための第一歩と言っても過言ではありません。大会の趣旨をしっかりと伝え、多くの人を巻き込んだ大会づくりを目指しましょう。 ※任意 参加ではなく、全社員参加として、部署ごとの予選会を実施して勝ち上がった人が当日のプレゼン大会に参加できる型式を取る方法もあります。

⑦ 発表希望者が多い場合は事前審査を行う

発表希望者が多い場合は、事前審査が必要になります。予選を勝ち抜いた人、チームのみが本番でステージの上でプレゼンテーションができるという仕立てにすると、クオリティの向上やプレゼン大会の格式の向上 も見込めるでしょう。

⑧ 会場のロケハン・レイアウトを作成する

よほど使い慣れた会場でない限り、事前のロケハンは必ず行いましょう。会場で借りられる備品を活用できれば、搬入や搬出の手間を最低限に抑えることができるので、事前に確認するようにします。会場の大きさに合わせたレイアウトの作成も必要になりますので、会場から図面をもらうようにしましょう。

⑨ 進行台本を作成する

プログラムをもとに台本を作成します。登壇者の動きや演出を想像しながら作成することになるので、初めての場合は難しい部分もあるかもしれません。イベント会社に依頼すると、登壇者の動きや演出のタイミングを反映した台本を作成してもらえます。 ※進行台本の書き方はこちらのコラムをご確認ください。

⑩ 演出方法を検討する

オープニングや発表者の登壇時、結果発表時など、演出を加えられるタイミングは多くあります。演出はただ華やかさをプラスするためだけに行うのではなく、参加者のモチベーションを高めるためにタイミングや方法を考えて行うとイベントのクオリティが向上します。映像や照明等、難しい部分は外注することがおすすめです。費用はかかりますが、プロによる演出が加わることで、会場の雰囲気がガラッと変わります。

⑪ 受賞者に渡す賞品や目録を準備する

優秀な提案は会社として実現に向けて動き始めることを約束すれば、参加者の本気度も変わってきます。それに加えて賞品もあるとなおよいでしょう。スポーツの試合後のセレモニーで選手に渡されるような目録ボードも印刷会社に発注すれば簡単に作成できます。

⑫ 発表者との事前のすり合わせを行う

発表スライドは可能であれば事前に回収しておくと、当日の進行がスムーズになります。動画を使用する場合は音響との連携も必要になりますので、事前の認識合わせが必要です。また、マイクはピンマイクとハンドマイクのどちらがよいのか、ステージの中央で話始めるのか、上手か下手のどちらかでずっと話すのかなどの詳細も確認しておきましょう。

⑬ 当日の役割分担を行う

運営メンバー内で当日の役割を決めておきます。参加者の受付、登壇者のアテンド、マイクの受け渡し、贈呈者に賞品を渡す係など、様々な役割が必要になります。事前に役割を決めて、自分の動きを把握した上で当日に臨むようにしましょう。

⑭ リハーサルを行う

リハーサルでは主に映像や音響、照明などの演出の確認と、司会者や登壇者の動きの確認を行います。発表者には早めに会場入りしてもらい、本番同様の環境で動きを確認してもらいましょう。

社内プレゼン大会を成功させるポイント

プレゼン大会を広報する際に、参加の動機づけをしっかりと行う

参加者（発表者）をどれだけ募れるか、全員が参加する場合はモチベーションをどれだけ高められるかが、プレゼン大会を成功させるためには非常に重要なポイントです。
<参加をためらう理由>
・通常の業務が忙しくて準備ができない
事前に各部署の役職者に趣旨を説明して理解を促しましょう。組織をあげてプレゼン大会に取り組む雰囲気をつくることが重要です。また、チームでの参加も可能にすると、一人ひとりの負担も軽減できます。
・上手にプレゼンテーションをする自信がない
プレゼンテーションの経験が少ない人が多い場合は、事前に講習会を実施するのも一つの手です。初めて実施する場合は、考えやすいテーマにするなどしてまずは参加のハードルを下げ、次回以降レベルをあげていく形でもよいでしょう。

特別な場として演出する

発表者が「参加してよかった」、見ていた人が「来年は自分もプレゼンしたい」と思うような場を目指しましょう。プロに依頼して演出方法をまるごと提案してもらうのが一番簡単ではありますが、予算的に厳しい場合は、部分的に外注するのもおすすめです。例えば、発表者に意気込みをインタビューした動画を撮影し、編集を外注するだけでもかっこいい動画が仕上がります。その動画を発表者が登壇する際に流せばプレゼンテーションへの期待感が高まるいい演出になるでしょう。

まとめ

社内プレゼン大会は、事前の準備事項が多くて大変な面もある一方で、新たなアイディアが生まれ、共有される瞬間に立ち会うことができるイベントです。プレゼン大会の場でプレゼンテーションをすることが社員にとって憧れやモチベーションとなるような特別なイベントにすることを目指しましょう。 エス・ブイ・シーグループはイベントの企画、制作から当日の運営までをワンストップで行います。社員総会や表彰式といった社内イベント、記念式典、合同企業説明会、eスポーツイベントなど、オンライン・オフラインを問わずどんなイベントでもお任せください。開催方法や内容が決まっていなくても、丸投げOKです！お客様の目的に合わせたイベントをご提案しますので、お気軽にご相談ください。エス・ブイ・シーグループはイベントを通じて感動を創造していきます！