歓迎会で簡単にできる企画は？準備が簡単になる方法も教えます！

毎年、4月頃になると歓迎会のシーズンを迎えますね。しかし、業務に追われて歓迎会の準備の時間をなかなか確保できないという方も多いのではないでしょうか。
そんな方のために、この記事では歓迎会の基本となる目的の部分から、時間があまりない方でもできる企画をご紹介します。さらに、準備が簡単になる方法もご紹介しますので、ぜひご参考ください。

歓迎会を行う目的

歓迎会を行う主な目的は、みなさんご存じの通り「社員同士の交流を深めること」です。しかし、アルハラという言葉も存在するこのご時世、「飲み会をしてまで社員同士の交流を深めることってそんなに重要？」「会社には仕事をしに来ているのに、なんで時間外まで会社の人と過ごさなければいけないの？」とネガティブなイメージを持つ方もいるかもしれません。
そこで、ここではまず「なぜ社員同士の交流を深めることが大事なのか」を解説します。

新入社員に歓迎の気持ちを伝える

「歓迎会」という名前の通り、歓迎会の主たる目的は新入社員を歓迎することに尽きるでしょう。会社としてもコストをかけて雇った新入社員を、精一杯の歓迎の気持ちで迎え入れ、お互いに気持ちよく仕事ができるように関係を構築しましょう。

既存社員が新入社員を認識する

特に社員数の多い会社では、誰が新入社員なのか認識することすら難しい場合があります。書面や社内のコミュニケーションツールなどで新入社員が入社したことは知っていても、実際にコミュニケーションを取ってみないことにはなかなか顔と名前が一致しない…という方も多いはず。しかし歓迎会があれば、新入社員が誰なのか、そしてどんな人物なのかということがわかるため、新入社員を認識するためにも歓迎会の存在は役立つのです。

新入社員が既存社員を認識する

前の項目とは逆で、新入社員に既存社員を認識してもらうことも目的にあります。当然ながら新入社員もどんな人が働いているのかわからない状態で入社しますので、新入社員に名前を覚えてもらう、人となりを知ってもらうなどのためにも、歓迎会はぜひ実施したいところです。

他の社員の考えを知る

当然のことながら会社は仕事を行う場ですので、意外と会社の人のプライベートは知らないケースも多くみられます。
歓迎会のように自由に会話することができる場があれば、普段仕事では話す機会のない人や、仕事ではとっつきにくい印象の人とも、様々な話題についてざっくばらんに話すことができるので親睦を深めやすいです。
また、こういった何気ないコミュニケーションを取ることが、意外と普段の仕事のコミュニケーションを円滑に進めることの一助になることもあります。
歓迎会に出席した際には、ぜひ時間を存分に活かして、たくさんコミュニケーションを取りましょう。

歓迎会で最低限必要な準備5つ

ここでは、歓迎会を行うとなれば絶対に必要な準備を5つご紹介します。

開催日時の決定

開催日時を決めることは絶対に必要です。決める基準は、できる限り業務が忙しくない日だとベターでしょう。ただ、一人ひとりに聞いて回るのはあまりにも時間がかかるため、調整さんなどで日程候補を出し、参加可否を聞くこともオススメです。
（調整さん https://chouseisan.com/）

お店の決定

歓迎会を行うのであればお店を決めることも必須ですよね。ごく稀に、お見せではなくオフィス内などで行うケースもあるかと思いますが、ここでは一般的な飲食店で開催するケース前提として解説します。
まずお店決めを行う際には、希望の日程と人数で予約が取れるかどうかという点が第一関門になります。この点をクリアしたお店のなかから、よりよいお店を選択することとなります。選択する基準としては、食べ物、プラン、企画、アクセスなどがあります。特に、食べ物は重要なポイントですので、開催時間にもよりますが夜ご飯を兼ねる場合は、スナック・おつまみ系しかないようなお店やお店の提供スピードが遅いようなお店は避けたほうがよいでしょう。

企画決め

歓迎会となれば、当然のことながら企画も必要になります。企画が無いとただの飲み会と同じになってしまいますので、手の込んだ企画とまではいかなくとも、新入社員の挨拶などは行うようにしましょう。
そのほか、準備が簡単なオススメの企画は「簡単にできる企画」の項目で解説します。

参加者への案内

開催日時、お店、企画が決まったら、次は参加者への案内を行います。この時、企画を担当してもらう方にも企画の概要を伝えることができると良いでしょう。企画の内容によっては多少の準備期間が必要となるため、案内があまりギリギリにならないように気をつけましょう。
案内する内容として絶対に必要なものは以下の3つです。

開催日時

開催日時は、早めに全員へ漏れなく伝えましょう。特に社会人経験のない新卒などの場合、集合時間の感覚が異なる可能性もあります。集合時間、会社を出る時間も一緒に決めておくと、トラブル防止にもつながります。

場所

場所も必ず伝えなければならない情報です。住所に加え、お店のURLや地図があると親切です。

会費

回収の期日も一緒に案内しましょう。新入社員からは会費を回収しない場合は新入社員にはこの内容は送らない方がベターです。

会費回収

歓迎会の案内を送ったら、次は会費の回収を行います。
お金の管理はミスがあるとその後の信用問題にもかかわるので、管理表を活用したり、領収書を渡したりするなどして管理しましょう。1円単位まで計算して回収するとつり銭が不足したりして管理が大変になってしまうので、キリのいい金額で少し多めに預かっておき、すべての精算を終えてからおつりを返却する形でもよいかもしれません。
また、当日会場で集めるとバタバタして金額の誤りも発生するかもしれませんので、回収期日を設定して事前に集めておくことができれば良いでしょう。併せて、参加人数が多い場合は各部門の担当者に回収の協力を仰ぐなど工夫しましょう。

歓迎会の準備を簡単にする方法は？

歓迎会の準備を簡単にする方法は大きく2つあります。それは、「流れをテンプレート化すること」「業務を分担すること」です。

流れをテンプレート化する

歓迎会は定期的にやってくるイベントなので、流れや時間配分をテンプレート化するのが有効です。テンプレート化するには、プログラムをデータにして残しておけば次回開催時も流用できますのでおすすめです。
また、参加者への案内メールの文面や企画のために作成した制作物のデータなど、次回以降も流用で活用できるものは社内共有フォルダなどに残しておきましょう。
ただし、社員数が増え時間配分を見直す必要が発生することもあるため、適宜調整を行いましょう。

業務をできるだけ分担すること

歓迎会の準備を一人で進めようとすると、やることが多くなってしまい大変です。そこで必ず行っていただきたいのが業務の分担です。例えば「お店を決める係」「参加可否をヒアリングする係」「会費の回収係」などです。仕事と同じで、管理者を1名立てて分業し、管理者は全体の進捗管理を行うという立ち位置にするのがよいでしょう。ただし、「何もやっていない」などの指摘を受けてしまう可能性もあるため、自分も何かしらの業務を担当する形だとより良いでしょう。

簡単にできる企画6選

歓迎カードの作成

よくある、色紙にメッセージが書いてあるものです。最近は、小さいメッセージカードがいくつかついていて、書いたら貼り付けるだけで簡単に完成するようなものも販売しています。この手のタイプのものだと、メッセージを記入してもらいたい人にそれぞれ渡して記入してもらったものを回収するだけで、作成が進められるので、オススメです。
イメージと作成にかかる時間に合わせて、様々な商品の中からぴったりなものを選びましょう。

新入社員にまつわるクイズ大会

新入社員のことを知ってもらうために、新入社員にまつわるクイズ大会もオススメです。
例えば「名前の由来は？」「学生の頃の部活は？」「特技は？」など、仕事では知り得ないことについての出題をすると、盛り上がるかつ理解も深まるかもしれません。
ただし、ご時世的にあまりにも行き過ぎたプライベートをテーマにしてしまうと、新入社員からの不信感など、会社に良くない影響が出る可能性もありますので、その点は十分に配慮しましょう。
また、正解者には少額の賞品券などの軽い景品のプレゼントを用意しておくと、より盛り上がるかもしれません。

社内イベントの景品は何がいい？盛り上がる景品39選！（https://www.sv-c.jp/media/column/a62）

新入社員の挨拶

歓迎会の定番といえば新入社員の挨拶ですよね。さらに、新入社員の挨拶は事前の準備は特に要らないので、絶対に取り入れておきたい企画です。
企画する側の準備は不要ですが、新入社員には心の準備をしておいてもらうために、事前に伝えておくと良いかもしれません。
また、このコンテンツを終盤に持ってきてしまうと、お酒が進んでいて話を聞いてもらえなかったり、新入社員自身も酔いが回ってしまったりしている可能性もある為、早い段階で実施するようにしましょう。

新入社員の自己紹介プレゼン

新入社員のことをよく知ってもらうために、新入社員自身にプレゼンを行ってもらう方法もあります。この場合、口頭だけではなかなか聞いてもらえないこともあるため、パワーポイントなどで投影資料を作ってもらうことが可能であればぜひお願いしましょう。また、その場合は資料の投影が可能な会場を選択するようにしましょう。

新入社員への質問コーナー

前述の「新入社員にまつわるクイズ大会」と少し似ていますが、こちらは新入社員にその場で質問をぶつけるコーナーです。
ただし、ご時世的にあまりにも行き過ぎた質問をしてしまうと、新入社員が嫌な思いをしてしまったり、会社に良くない影響が出たりする可能性もありますので、その点は十分に配慮しましょう。

上長からの歓迎の挨拶

新入社員へ向けて、上長から歓迎のメッセージを送ります。これから頑張ってほしいこと、自分が新入社員のときに経験したことなど、新入社員が「これからこの会社で頑張ろう」と思うことができる内容のメッセージにしましょう。

その他の企画

準備に時間がかかる企画も含みますが、こちらの記事でさらに詳しく社内イベントの企画を紹介していますので、準備時間が確保できるという方はぜひご参考ください。

　 社内イベントの企画アイデア100選！ ユニークで面白い事例と成功ステップも紹介（https://www.sv-c.jp/media/column/a68）

【イベント会社スタッフが厳選】社内イベント企画アイデア例30選（https://www.sv-c.jp/media/column/a57）

まとめ

今回の記事では、歓迎会の目的をおさらいし、準備を簡単にする方法や、簡単に準備可能な企画をご紹介しました。この記事が、忙しい中で歓迎会の企画をしなければならない方にとってのヒントになれば幸いです。
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