なぜイベント会社を使うのか？

イベント会社ってなにをしているの？どんな事をしてくれるの？ 今回はイベント会社がどんな準備をしてイベント開催をしているかご紹介します。 実はイベントを運営するためには非常に細かい業務をたくさんこなす必要があります。 今回の内容をすべて自社で実行できれば、イベント会社を使わずにイベントを開催できます。

イベント会社が行っている事

イベント会社は、1つのイベントを開催するまでに、実にさまざまな仕事を行っています。そちらを順番にご説明していきます。

イベント主催者との企画内容の設計

イベントを主催する企業・自治体・団体などの方と「開催するイベントを通じて何を実現したいか」をお話しし、最適なイベントの企画・内容をご提案します。企画内容の方向性が固まると、イベントの概要の設計をスタートさせることができます。

イベント会場予約

イベント実施に向けて、まずは会場を押さえる必要があります。 会場は1年前から予約受付を開始するところも多くあり、時期によっては会場を押さえ る事が非常に困難になる事があります。 イベント開催をしたい地域を選定し、その中から条件に合う会場を洗い出し、1会場1会場問合せを行い、空いている日程と空き会場の広さ、時間帯、実施したい内容が実現できるかを確認し、会場の仮予約を行い、見積取得を行います。 複数の候補を揃え、主催者へ確認の上、会場を決定します。

イベント運営の全体設計

続いて運営に関する全体設計を行います。 実施する内容からコンテンツの設計、タイムスケジュール設計、会場図面の作成、見積の作成など、全体の設計を行います。 その上で準備物の一覧を用意し、イベントに必要なものを洗い出します。

• コンテンツ概要
• 導線設計
• ステージ台本
• 運営マニュアル
• 進行スライド
• ノベルティ一覧
• 施工を含めたイベント全体スケジュール
• 備品一覧
• 会場掲示物一覧
• 確認事項一覧

など、イベントを実施する上では準備するものが多く存在します。 また、ノベルティや印刷物など完成まで時間がかかるものもあるので、準備の段階でスケジュールを組み、優先順位を決めて準備を進める必要があります。

制作物作成

続いて制作物を作成していきます。 3.で挙げた内容に沿って、ひとつひとつ制作を行います。 この準備に抜け漏れがあると、イベント当日に対応が出来ないことが発生するなど大きな影響がでてしまうので、作成後にチェックリストと照らし合わせて全数揃ってい るかを確認するなどして、しっかりとチェックを行いながら進めていきます。

各種手配

4.の制作と平行して進めていくのが各種手配になります。 1つのイベントを実行するには多くの手配物が存在します。ほとんどのイベントで発生する手配の一部をご紹介します。

• 人材派遣会社
  イベント運営には必ず「人員」が必要となります。 イベントの規模やコンテンツにより必要人員が異なりますが、人の手配は必ず行われ ます。 イベントの内容や担ってもらう役割によって手配時の依頼の仕方も異なる為、 手配を行う際は、どんな事をやってもらうかなど、まとめて依頼を行います。
• 資材レンタル/施工会社
  イベントを実施する際に必要な資材や、会場の作り込みなどには資材レンタル・施工 会社への依頼が必要になります。 会場をどのように仕立てるかを固めた上で、図面を作成し、必要部材を割り出し、資材のレンタル数量を確定し、施工会社へ施工の依頼をします。施工会社へは当日のスケジュールに合わせて施工を完了させる必要があるので、タイムスケジュールに沿った依頼を忘れずに行います。
• 音響/映像会社
  ステージ演出が絡むイベントでは音響機材や映像機材の会社への手配も発生します。 どんな事をステージで行うか、マイクの本数、音の返し、映像を何個のスクリーンに映し出すか、映像に合わせてBGMを流すかなど、詳細を伝えないと正確な依頼が出 来ないため、しっかりとステージ演出をイメージして依頼を行います。
• 備品レンタル会社
  イベント運営に欠かせないスタッフの連絡ツールであるトランシーバーや、PCなどの周辺機器などの依頼も必要です。トランシーバーも通信を取りたい距離などで機材の内容や価格も変わってきますので、全体の運用イメージを持って依頼を行います。
• 各種申請
  会場によっては、イベント開催の際、施工計画、電気工事計画提出また、イベント会場へ搬入・搬出車両の申請、が必要になります。 会場以外への申請としては、イベントの開催場所、内容によりますが、場合により警察署や消防署へ行事開催届など各種申請が必要になる場合があり、詳細を確認後に必要な届け出を行います。

その他、イベントで実施したい内容によって、依頼を行う先が数多くあるため、何を実 施するのか、それぞれの準備にはどのくらい時間がかかるのかなど確認をした上で設計して手配を進めていきます。

本番運営

準備が整い、イベント開催日を迎え、いざ本番となりますが、イベント開催の前に会場の 設営からスタートします。コンテンツ内容によっては前日設営やリハーサルなどを行う 事もあります。事前に組んだスケジュール通りに会場設営を行い、本番前に最終確認を行ってから本番 を迎えます。 イベント本番も事前に予定している内容で、時間管理をしながら進行していきます。 主催者の方と連携を取りながら各役割の業務が円滑に回るようサポートをし、時間が押したり、巻いたりと予定通りに進行しない場合には当日のどのタイミングで調整をする かなど、すり合わせを行って実行していきます。

事後処理

イベントが終了すると、会場の撤収を行い、当日は解散となります。 その後、各手配先からの請求に対する支払い処理、報告書の作成、最終費用を主催へ提出 する事後の見積りを提出し、内容を確認いただいた後に請求書を発行します。

まとめ

この記事では、イベントを実施する際に「なぜイベント会社を使うのか」「イベント会社は何を行っているのか」をテーマにしていますが、1つのイベントを開催するのに多くの関係者が存在し、実際準備にはそれぞれの手配先と詳細を確認しあって初めて無事にイベントが実施されます。 通常の業務を行いながら、イベントの準備を行うのは時間的・工数的にかなりの負荷が発生します。また、凝った企画を実行する場合はさらに時間が工数に負荷が発生するので、イベント運営に関するノウハウが必要となるかもしれません。 イベントを開催する主催者の方が、イベント会社を使っている理由は工数の削減とイベントのクオリティの担保になります。 やはりプロに任せる事で思い描いたイベントを実施する事が出来るのでは無いかと思います。 エス・ブイ・シーグループはイベントの企画、制作から当日の運営までをワンストップで行います。社員総会や表彰式といった社内イベント、記念式典、合同企業説明会、eスポーツイベントなど、オンライン・オフラインを問わずどんなイベントでもお任せください。もちろん、一部の企画や制作のみのご相談からでもお受けしております。また、近年は、社内イベントに留まらず、“レゴ®シリアスプレイ®メソッドを使ったワークショップ”など、楽しみながら学びにつながる研修なども構築しています。 お客様の目的に合わせた幅広いイベントをご提案しますので、お気軽にご相談ください。エス・ブイ・シーグループはイベントを通じて感動を創造していきます！