【挨拶例付】歓送迎会司会進行徹底解説マニュアル！心温まる挨拶で会場を盛り上げよう！

歓送迎会は、新たなスタートを切る人たちを祝福したり、長年の功績を讃えて送り出したりする大切なイベントです。そんな特別な日を成功させるには、幹事の準備と司会進行が鍵を握ります。心温まる挨拶や、スムーズな進行で、参加者全員が楽しい時間を過ごせるようにしましょう。この記事では、歓送迎会の目的と効果から始まり、基本的な流れ、準備すること、成功に導くポイント、そして司会進行の例文まで、幹事担当者が知っておくべきポイントを徹底解説します。さらに、弊社が得意とする大規模な歓送迎会の企画運営のアドバイスもご紹介します。これを読めば、あなたも歓送迎会の達人になれるかもしれません。

歓送迎会とは

歓送迎会は、新しいメンバーを迎え入れたり、長年の勤務を終える人を送り出すためのイベントです。これらの会は、社内のコミュニティを強化し、チームワークを促進する大切な役割を果たします。

歓送迎会の目的と効果

歓送迎会の主な目的は、新入社員や転職者、退職者を囲んで、彼らの新たなスタートや功績を祝うことです。これにより、社員間の結びつきが強まり、働く環境がよりポジティブなものになります。また、社内の公式な場以外での交流が促進され、コミュニケーションの壁が低くなることも期待できます。歓迎会では新入社員が会社の文化を学び、送別会では長年の貢献を称え、退職する社員に感謝を表します。

歓送迎会の基本的な流れ

歓送迎会の流れは、通常、開会の挨拶から始まります。その後、新入社員の自己紹介や、送られる社員へのスピーチが行われます。中心となるのは、歓迎や送別の挨拶、そして社長や上司からの言葉です。食事が進む中で、余興やゲームなどが企画されることもあり、最後には閉会の挨拶でイベントが終了します。この流れは、参加者全員が互いに交流しやすいように設計されています。

歓送迎会開催までに幹事担当者が準備すること一覧

幹事担当者は、歓送迎会を円滑に進行させるために、以下の準備を行う必要があります。

• 日程と会場の確保
  参加者全員が出席しやすい日程を選び、適切な会場を予約します。

• 招待状の作成と送付
  日時、場所、ドレスコードなど、必要な情報を記載した招待状を作成し、参加者に送付します。

• 食事と飲み物の手配
  会場の規模や予算に合わせて、食事や飲み物を手配します。

• プログラムの計画
  挨拶やスピーチ、余興の順番など、イベントの進行スケジュールを作成します。

• 装飾や演出の準備
  会場の雰囲気を盛り上げるための装飾や演出を計画します。

• 音響や映像機器の確認
  スピーチや映像のプレゼンテーションに必要な機器の準備と確認を行います。

• 当日のスタッフの手配
  会場設営や受付、食事の配膳など、スムーズな運営に必要なスタッフを手配します。

これらの準備を丁寧に行うことで、歓送迎会は参加者にとって忘れられない思い出となります。事前準備に加えて、当日の進行においても、柔軟な対応が求められます。例えば、プログラムの変更や時間の調整が必要になることもあるでしょう。幹事としては、イベントを楽しんでもらうためにも、参加者のニーズや反応を敏感に察知し、適切に対応することが大切です。 歓送迎会は、参加者一人ひとりが心に残る特別な時間を共有する場です。幹事としての細やかな配慮と計画が、この日を成功させる鍵となります。最適な準備と心温まる実施で、社員の絆を深め、企業文化を豊かにしていきましょう。

歓送迎会を成功に導くための5つのポイント

成功を収める歓送迎会を計画する上で重要な5つのポイントをまとめました。これらのポイントは、歓送迎会の準備と当日の進行における幹事や司会者の役割に焦点を当てたものです。

1. 日程の調整
   歓送迎会の日程は、参加者全員が都合の良い日に設定する必要があります。特に、主役となる人たちが参加できる日を優先し、複数の候補日から最適な日を選びましょう。

2. 司会進行の流れの決定
   開会の挨拶から始まり、代表の挨拶、乾杯、食事や歓談の時間、そして挨拶や記念品贈呈、中締め、閉会の挨拶まで、一般的な進行の流れを事前に確認しておくことが大切です。

3. 会場選びと予約
   会場は参加者にとってアクセスしやすい場所を選び、個室の有無や食物アレルギーへの対応など、参加者のニーズに合わせて選定します。

4. 参加者への案内通知
   歓送迎会の案内は、目的や主催者、日時・場所・費用など、必要な情報を含めて事前に送ります。出欠の確認も忘れずに行いましょう。

5. 余興の準備
   歓迎会を盛り上げるために、質問コーナーや自己紹介ゲームなどの余興を用意します。これらの活動は、新入社員や参加者間のコミュニケーションを促進し、楽しい雰囲気を作り出すのに役立ちます。

歓送迎会における司会進行マニュアル例文

開会挨拶における司会文章事例

・「皆様、本日はご多用の中、歓送迎会にご参加いただきまして、誠にありがとうございます。今宵は、新たな門出を祝い、また、これまでの功績を称えるため、心温まるひとときをご一緒に過ごしましょう。」
・「本日は、新しい仲間を迎え入れ、長年にわたり当社を支えてくださった方々を送り出す、感慨深い歓送迎会にお集まりいただきありがとうございます。共に素敵な時間を作り出しましょう。」

代表者挨拶における司会文章事例

・「ここで、新入社員代表として、〇〇さんに熱い思いをお話しいただきます。〇〇さん、どうぞ。」
・「次に、当社を長年支えてくださった、退職される〇〇さんより、これまでの経験と感謝の言葉をいただきます。〇〇さん、お願いします。」

乾杯の挨拶における司会文章事例

・「それでは、本日の歓送迎会の開幕を祝い、〇〇部長に乾杯の音頭を取っていただきます。〇〇部長、よろしくお願いいたします。」
・「乾杯の時が参りました。今日のこの素晴らしい出会いと別れを祝して、〇〇さんに乾杯のご挨拶をお願いします。皆さん、グラスをお持ちください。」


食事中・歓談中における司会文章事例

・「皆様、食事をお楽しみいただきながら、歓談の時間をご自由にお過ごしください。心温まる会話で、今宵をより一層特別なものにしましょう。」
・「食事が進む中で、新旧の交流を深めていただきたく思います。新入社員の皆様も、この機会に色々な方とお話ししてみてくださいね。」

新入社員・既存社員の挨拶における司会文章事例

・「新入社員の皆様には、一人ひとり自己紹介をしていただきます。始めに、〇〇さんからお願いします。」
・「既存の社員の皆様にも、新入社員へのエールやアドバイスをお願いします。まずは、〇〇さんからどうぞ。」

余興における司会文章事例

・「さて、次は楽しい余興の時間です。皆さんを笑顔にするサプライズをご用意しておりますので、どうぞお楽しみに！」
・「ここで少し気分転換、余興の時間を設けました。参加者の皆様にもご協力いただきながら、盛り上がりましょう！」
・「ここで一息、楽しい余興をお届けします。皆さんが思わず笑顔になるような、ユニークなパフォーマンスをご用意しています。皆さん、ぜひご期待ください！」
・「次に、私たちの特別ゲストによるサプライズパフォーマンスをお楽しみください。この時間だけの特別なショーを、どうぞお楽しみに！」

中締めにおける司会文章事例

・「そろそろ時間が迫ってまいりました。ここで、本日の会の中締めとさせていただきます。本日は皆様にとって、思い出深い一日となりましたでしょうか。」
・「この時間で、歓送迎会の公式な部分は一旦終了いたします。皆様、これまでのご参加、誠にありがとうございました。これから二次会の場所へ移動される方は、ご一緒に出発しましょう。」

最後の挨拶における司会文章事例

・「皆様、本日は長い間お付き合いいただき、ありがとうございました。新入社員の皆様への温かい歓迎、そして長年のご勤務に感謝を示す送別の言葉、心に残る一日となったことでしょう。安全にお帰りください。」
・「これにて、本日の歓送迎会を閉会いたします。今日一日の交流が、皆様の素晴らしい思い出となり、今後の活躍につながることを心から願っております。ご参加いただいた皆様、本当にありがとうございました。」

大規模な歓送迎会の企画運営を得意とする弊社からのアドバイス

新入社員や中途社員が会社のイメージをつくる場所だからこその配慮

大規模な歓送迎会は、新入社員や中途社員が自社の文化や雰囲気を感じ取る最初の大きな機会です。こうしたイベントを通じて、彼らが持つ会社のイメージは大きく左右されます。そのため、以下のポイントに注意し、ポジティブな印象を残すための工夫を凝らしましょう。

• 包括性の促進
  全員が参加しやすい環境を整えることが大切です。特に、大規模なイベントでは、異なるバックグラウンドを持つ社員が一堂に会します。言語や文化、食事の好みなど、多様性に配慮した計画を立てましょう。

• 情報の明確化
  イベントの目的、日時、場所、ドレスコードなど、事前に参加者へ明確な情報を提供することが重要です。不明確な点があれば、事前に質問できる窓口を設けると良いでしょう。

• フォローアップの充実
  イベント後には、参加者からのフィードバックを収集し、次回以降の改善に役立てましょう。また、新入社員や中途社員に対しては、別途フォローアップの機会を設けることで、彼らがスムーズに社内に溶け込むようサポートします。

まとめ

歓送迎会は、新たなスタートを切る社員を祝福し、功績を讃える大切なイベントです。成功する歓送迎会は、企業文化を伝え、社員間の絆を深める素晴らしい機会となります。特に、新入社員や中途社員にとっては、自社のイメージを形成する重要な場でもあります。計画段階から、イベント後のフォローアップに至るまで、細やかな配慮と工夫を凝らすことで、全員が楽しめる歓送迎会を実現しましょう。これらのアドバイスが、あなたの次の歓送迎会の成功に役立つことを願っています。
エス・ブイ・シーグループはイベントの企画、制作から当日の運営までをワンストップで行います。歓送迎会、社員総会や表彰式といった社内イベント、記念式典、合同企業説明会、eスポーツイベントなど、オンライン・オフラインを問わずどんなイベントでもお任せください。もちろん、一部の企画や制作のみのご相談からでもお受けしております。社内への理念の浸透や社風の構築のためのイベントとして様々な事例からアドバイス・ご提案させていただきます。お客様の目的に合わせた幅広いイベントをご提案しますので、お気軽にご相談ください。エス・ブイ・シーグループはイベントを通じて感動を創造していきます！