キックオフ(社員総会)を成功させるには？事前準備やポイントを解説

キックオフ（社員総会）とは、企業が今まで歩んだ経歴や業績を振り返ったうえで、今後向かう方向性を再確認する会です。この記事では、キックオフの開催目的を踏まえた上で、必要な準備や当日の流れをご紹介します。キックオフ開催初心者の方は必見の内容です。

キックオフ（社員総会）とは？

キックオフ（社員総会）とは、企業が今まで歩んだ経歴や業績を振り返ったうえで、今後向かう方向性を再確認する会です。 経営陣や従業員が集まり、過去の成績や目標の振り返り、新しい戦略や方針の共有、業績目標や重要なプロジェクトの説明が行われます。 また、参加者に新たな方向性や目標を明確にし、チームの結束力を高め、モチベーションを促進する役割を果たします。 従業員の表彰や新メンバーの紹介、チームビルディングといったアクティビティが含まれることもあります。 キックオフは企業文化の一環として、従業員の参加と関与を促進し、組織全体の報告性を明確にする重要なイベントです。

キックオフの目的

業績の振り返りと評価

社員総会では、前年度や前四半期の業績や成果を振り返り、会社の健全性や成長を評価します。これにより、経営陣や従業員は達成した目標への評価を行い、今後の方針や戦略の検討に役立てます。

目標設定と方針の共有

社員総会では、新しいビジネス年度や四半期の目標や方針を設定し、従業員と経営陣がこれらの目標に向けて共同で取り組む方針を共有します。 共有することで、全員が同じ方向を向き、一体となって働くことが促進されます。

従業員同士のコミュニケーション促進

社員総会は従業員と経営陣間のコミュニケーションを促進し、相互の理解を深める機会をつくります。普段なかなか交流できない社員とも直接会ってコミュニケーションがとれるので、垣根を超えた意見交換や、組織全体の一体感醸成が促進できます。 また、表彰や新メンバーの紹介などのアクティビティを通じて、従業員同士の結束を高めることが期待されます。

キックオフの準備

日程と会場の選定

キックオフイベントの日程を決定し、参加者のスケジュールに合わせて調整します。 また、拠点が複数に分かれる企業の場合は、アクセスのよい会場を選定しましょう。 会場の広さや設備を考慮し、参加者が快適にイベントに参加できる環境を整えます。 また、昨今はオンラインでの開催を検討する場合もありますので、オンライン配信が可能な会場や設備が完備されていることも重要です。 会期時間だけでなく、準備～撤収までの時間を考慮し会場予約を行うようにしましょう。

プログラムの作成

イベントのプログラムを作成します。代表のスピーチや優秀者の表彰式、プレゼンテーションやディスカッションといった、参加者が興味を持つ内容を盛り込みましょう。 また、プログラムの時間配分や流れを検討し、アジェンダも作成します。 座学だけではなく、従業員や経営層との交流の時間を設けることのできる時間設定も重要です。

参加者への情報提供

参加者にイベントの開催連絡を送付し、日程や会場、プログラムの内容などの情報を提供します。参加者が事前に準備をするために必要な情報を明確に伝え、参加者の関心を高めます。

スタッフの選定と役割分担

イベントのスタッフを選定し、役割を割り当てます。司会者や進行役、音響や映像を管理するテクニカルスタッフやアシスタントなど、必要な役割を確保し、イベントの円滑な進行をサポートします。 また、スタッフ間のコミュニケーションや調整を円滑に行うための仕組みを整えます。スタッフの中には、参加者としての視点や経験を持つ者を選び、イベントの運営やプログラムの改善に活かすことも大切です。

設備や備品の準備

イベントで使用する設備や備品を準備します。プロジェクターやマイク、パネルやポスターなど、必要なアイテムを手配します。会場で準備できるものだけでなく、デザイン作成を伴うパンフレットやポスターといった制作物の準備も必要です。 従業員の手元にプレゼンテーションやワークショップ用の資料を用意すると、参加者が情報を手に入れやすく、情報の浸透がしやすくなり効果的です。 また、オンライン開催を検討している場合は、電源やネットワークの接続などの動作を確認し、問題ないか確認しましょう。

飲食の手配

イベント中の軽食やドリンク提供の準備を行います。外部のケータリング業者を探し、自身で手配する必要があります。会場によってはケータリングサービス会社が指定されている場合もあります。 参加者が快適にイベントを楽しめるよう、飲食メニューはバラエティ豊かな選択肢を用意することが大切です。 会場で飲食ができるか、可能な場合はエリアや提供方法に制約がないかを確認しましょう。

リハーサルと最終確認

イベントのリハーサルを行い、プログラムの流れや設備の動作を確認します。 スタッフの動きをこのタイミングで確認することで、ミスやトラブルを最小限に抑えることができます。

キックオフ当日

会期前まで

• 予約時間に合わせて会場に向かい、設備の最終チェックや備品を準備します。
• 運営スタッフやテクニカルスタッフ、司会者や進行役とのミーティングを行い、当日のスケジュールや役割を確認します。
• 参加者の到着時間や最終的なプログラムの確認を行います。

受付の実施

• 参加者が到着する前に受付を設置し、受付スタッフが参加者の受入を行います。
• 参加者の人数に合わせて複数の窓口を設置します。
• 受付をスムーズに行うために、参加者に名札やパンフレット、座席表を配布します。

プログラムの実施

• スケジュール通りにイベントを進行するため、タイムキーピングを行います。

予期せぬ事態の対応

• イベント中に予期せぬ問題が発生した場合は、迅速に対応し、参加者に不を与えないようにします。
• スタッフ間でのコミュニケーションを活発に行うことで、課題やトラブルに対処することができます。

反省とフィードバックの収集

• イベント終了後には、スタッフや関係者と振り返りミーティングを行い、イベントの成功や課題点を分析します。
• 参加者からの感想やフィードバックを集め、次回のイベントや改善点に生かすための情報を収集します。
• イベントの運営やプログラムの改善点を特定し、次回のキックオフイベントに向けて計画を立てます。

まとめ

キックオフイベントは、組織やチームの方向性を示し、参加者のモチベーションや意欲を高める重要な機会です。適切な準備と実施、そして開催後のフォローアップにかかっています。従業員のエンゲージメントを高めるためには、興味の引くコンテンツの提供や、スタッフの事前準備、参加者の声を反映させた運営が不可欠です。開催後のアンケート、イベントレポート、社内報告を通じて、次回の改善点を見出し、継続的な改善を図ることが、より効果的な社員総会を実現する鍵となります。
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